Serveur d'impression

Email à imprimer – Serveur d’impression

Le 7 septembre 2019 - 21 minutes de lecture



Comment ça marche?

  • Chaque imprimante a une adresse électronique unique, par exemple.[email protected]

  • Les utilisateurs composent un courrier électronique, attachent des documents imprimables et les envoient par courrier électronique à l'adresse de l'imprimante.

  • PaperCut reçoit le courrier électronique et imprime les documents au nom de l'utilisateur.

Figure 21: flux de travail



Résumé de la solution

  • Facile à utiliser, facile à configurer.

  • Fonctionne avec presque n'importe quel appareil (tout ce qui peut envoyer un email avec une pièce jointe).

  • Prend en charge les pièces jointes PDF et image. Prend également en charge les pièces jointes Microsoft Office lorsqu'un Sandbox est configuré.

  • Toutes les options d'impression sont verrouillées sur les valeurs par défaut du système d'exploitation.

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  • Vous pouvez configurer plusieurs files d’impression de système d’exploitation pour la même imprimante avec différents paramètres par défaut, par exemple. un pour simple face, un pour double face.

  • Vous pouvez utiliser Email à imprimer en conjonction avec l’impression Find-Me et l’équilibrage de la charge de l’imprimante. Plutôt qu'une adresse électronique par imprimante, vous pouvez utiliser une seule adresse pour plusieurs imprimantes. Les utilisateurs peuvent alors libérer leurs tâches sur l’imprimante de leur choix.

  • Vous pouvez utiliser Email à imprimer en conjonction avec PaperCut les utilisateurs internes. Cela permet aux utilisateurs sans compte de domaine d'enregistrer leur propre compte avec une adresse électronique. Pour plus d'informations, voir Utilisateurs internes (utilisateurs gérés par PaperCut NG / MF) pour plus d'informations. Vous pouvez aussi utiliser Email à imprimer créer une solution d’impression d’invité pour les visiteurs et les invités avec des appareils BYOD. Voir Impression d'invité anonyme pour plus de détails.



Avant de commencer: alias

Lors du traitement Email à imprimer emplois, PaperCut se connecte à une seule boîte aux lettres sur un serveur de messagerie. La boîte aux lettres reçoit les courriels de toutes les imprimantes, chaque imprimante ayant son propre alias de courriel. Ceci est réalisé de l’une des trois manières possibles:

  1. Alias ​​dynamiques—Beaucoup de serveurs de messagerie supportent l'alias dynamique "+ syntaxe "par exemple. [email protected] est livré à la impression boites aux lettres. C'est l'option la plus simple à configurer et à gérer. Toutefois, la suppression ou le changement de nom d'un alias dynamique n'arrête pas les courriers électroniques pour le nom d'imprimante désormais obsolète. En outre, les adresses électroniques ne sont sans doute pas aussi agréables à regarder!

  2. Alias ​​côté serveur—L'adresse électronique de chaque imprimante est un alias d'adresse électronique de la boîte aux lettres, par exemple. [email protected] est un alias de [email protected]. Cette approche est recommandée lorsque vous utilisez Google Apps (gmail) et Outlook.com.

  3. Redirection d'email—Si les options 1 et 2 ne sont pas possibles avec votre serveur de messagerie, vous pouvez également configurer une boîte aux lettres par imprimante. Chaque boîte aux lettres peut ensuite transférer tous les messages vers la boîte aux lettres "principale", par exemple. [email protected] est une boîte aux lettres qui transmet à [email protected].

Choisissez une stratégie qui convient à votre environnement et vous êtes prêt à commencer.



Préparer la PaperCut serveur

  1. Configurez les détails de votre serveur dans PaperCut à Options> Notifications .

    Ceci est nécessaire pour PaperCut peut répondre aux courriels des utilisateurs, par exemple pour leur faire savoir que leur travail a été reçu.

    <div class = "TipDiv" data-mc-autonum = "POINTE">POINTE

    Lors de la configuration de vos paramètres SMTP, utilisez un serveur réel De l'adresse. Les utilisateurs peuvent répondre à cette adresse pour poser des questions. Ils auront une meilleure expérience s’ils reçoivent une réponse.

  • Configurez un utilisateur faisant face à une adresse de serveur à Options> Avancées> Adresse du serveur> Adresse du serveur présentée aux utilisateurs .

    Email à imprimer envoie des e-mails aux utilisateurs contenant des liens vers PaperCut serveur, il doit donc connaître l’adresse réseau du serveur. Si vous voulez soutenir Email à imprimer depuis Internet, cette adresse doit être résolue à la fois en interne et en externe sur votre réseau, c’est-à-dire un nom DNS public pleinement qualifié.

    Pour plus de détails, voir Modifier l'adresse du serveur présentée aux utilisateurs.



  • Mise en place d'une boîte aux lettres

    1. Configurez une nouvelle boîte aux lettres sur votre serveur de messagerie. Email à imprimer prend en charge les boîtes aux lettres avec les protocoles POP3 ou IMAP.

      Cette boîte aux lettres reçoit tous les courriels pour Email à imprimer. Chaque courrier électronique est supprimé du serveur de messagerie après son traitement. Les exigences de stockage ne doivent donc pas être grandes.

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      Si vous utilisez Gmail pour héberger votre boîte aux lettres, il existe des actions par défaut pour les courriels supprimés. Ces actions sont basées sur le protocole utilisé. POP3 conserve une copie du courrier électronique dans la boîte de réception, tandis que IMAP l'archive. Si vous préférez un comportement différent, vous pouvez vous connecter au compte Gmail et modifier les paramètres suivants: Paramètres> Transfert et POP / IMAP> Téléchargement POP> Lors de l'accès aux messages avec POP Effacer, marque ou Archiver [your org’s] copie Paramètres> Transfert et POP / IMAP> Accès IMAP> Lorsqu'un message est marqué comme supprimé et supprimé du dernier dossier IMAP visible Archiver, Déplacer à la poubelle ou Supprimer pour toujours

    <div class = "ImportantDiv" data-mc-autonum = "IMPORTANT">IMPORTANT

    N'utilisez pas votre adresse électronique personnelle pour les tests, à moins que vous ne souhaitiez imprimer chaque fichier PDF qui vous a été envoyé! Un de nos développeurs l'a fait. Ce n'était pas joli.

  • Sélectionner Activer l'impression> Mobile et BYOD.

    le Mobile et BYOD page est affichée.

  • dans le Email à imprimer zone, sélectionnez la Activer Email à imprimer case à cocher.

  • Configurez le Recevoir un compte de messagerie / une boîte aux lettres zone en fonction de votre serveur de messagerie et de la boîte aux lettres nouvellement créée. Notez qu'avec certains serveurs de messagerie, le Nom d'utilisateur peut ne pas être au format d'adresse email.

  • Les paramètres restants sont discutés plus tard dans cette section. Les valeurs par défaut suffiront pour le test.



    Essai Email à imprimer

    1. Clique le Imprimantes languette.

      le Liste des imprimantes page est affichée.

    2. Sélectionnez une imprimante.

      le Détails de l'imprimante la page est affichée montrant le Résumé contenu de l'onglet.

    3. dans le Email à imprimer zone, attribuez à l’imprimante un alias de messagerie unique et unique.

    4. En fonction du type d’alias choisi, configurez le serveur de messagerie pour qu’il pointe le nouvel alias Email à imprimer boîte aux lettres (voir Avant de commencer: alias).

    5. Choisissez un compte utilisateur test dans le Utilisateurs et assurez-vous qu’il possède une adresse électronique associée avec laquelle vous pouvez envoyer un courrier électronique (Email primaire ou Autres emails). Si vous ne possédez pas de compte de messagerie électronique de test, vous pouvez attribuer temporairement votre propre adresse électronique à l'utilisateur de test.

    6. À partir de l'adresse électronique de l'utilisateur du test, composez un nouvel e-mail, joignez un PDF et envoyez-le à l'adresse électronique de l'imprimante (l'alias, pas la boîte aux lettres).

    7. Vous devriez recevoir rapidement un e-mail de vérification (voir Personnalisation). Cliquez sur le lien dans cet email. Votre travail devrait maintenant imprimer!

    8. Vérifiez votre travail imprimé avec succès et consultez le journal d'impression à Imprimantes> Journal des travaux .

    Si vous souhaitez prendre en charge les pièces jointes de documents Microsoft Office en plus des fichiers PDF et image, voir Ajout de la prise en charge des documents Microsoft Office.

    Continuez avec la personnalisation ci-dessous pour adapter les paramètres aux besoins de votre site.



    Personnalisation

    Les paramètres de personnalisation suivants sont en Options> Mobile et BYOD> Email à imprimer.

    • Vérification de l'expéditeur

      Cette option contrôle comment PaperCut répond quand il reçoit un Email à imprimer travail d'un utilisateur.

      Le réglage par défaut, Vérifiez l'expéditeur. Les utilisateurs doivent cliquer sur un lien de vérification., envoie un courrier électronique avec un lien sur lequel l'utilisateur doit cliquer avant que son travail ne soit imprimé (ou passe à l'étape suivante, telle qu'une version imprimée sécurisée). Ce paramètre a pour but de vérifier que l'expéditeur de l'e-mail possède bien l'adresse e-mail. dans le Corps de l'e-mail pour ce réglage, le marqueur de remplacement spécial % verify-link% est requis.

      Si la vérification de l'adresse de l'expéditeur n'est pas importante, vous pouvez utiliser le paramètre Ne pas vérifier l'expéditeur. Répondre au travail avec confirmation.. Lorsque ce paramètre est utilisé, les tâches sont traitées immédiatement et l'utilisateur reçoit un courrier électronique l'informant de la réception de sa tâche. dans le Corps de l'e-mail pour ce réglage, utilisez le marqueur de remplacement spécial % client-url% comme un lien vers le Client web mobile, qui indique le statut du travail.

    • Soumission anonyme / invité

      Cet élément permet l'envoi de Email à imprimer emplois d'utilisateurs invités anonymes. Ces travaux sont envoyés à un alias d'imprimante invité spécial. Les travaux sont connectés à l'utilisateur spécifié (la valeur par défaut est utilisateur invité.)

      Voir Configuration anonyme pour plus d'informations.

    • Réponses d'erreur

      Ces options permettent de personnaliser les courriels de réponses envoyés aux utilisateurs en cas de problème.

      • Rien à imprimer (pas de pièces jointes valides)– Utilisé lors de la réception d'un courrier électronique, mais qu'aucune pièce jointe valide n'a été trouvée. L'utilisateur peut avoir oublié de joindre son document ou peut-être un type de document non pris en charge.

      • Autre—Utilisé lorsqu'un autre problème survient, par exemple si le document était corrompu et ne pouvait pas être imprimé ou si quelque chose n'allait pas avec le pilote d'impression qui tentait d'imprimer.

    Les marqueurs de remplacement spéciaux suivants peuvent être utilisés dans chacun des paramètres de personnalisation.

    %imprimante% Le nom de l'imprimante.
    % serveur d'impression% Le composant du nom du serveur dans le nom de l'imprimante.
    % file d'attente d'impression% Le composant du nom de la file d'attente dans le nom de l'imprimante.
    %emplacement% L'emplacement / le service de l'imprimante.
    %document% Le nom du document.
    % liste des pièces jointes% Une liste des pièces jointes à imprimer.
    % expire-heures% Nombre d'heures avant l'expiration du lien de vérification du courrier électronique.
    % types de pièces jointes prises en charge% Types de pièces jointes pris en charge.
    % verify-link%

    L'URL de vérification sur laquelle un utilisateur doit cliquer avant que son travail soit imprimé.

    % client-url% L'URL du client mobile.

    Voir Association automatique pour les e-mails et vérification / validation des e-mails pour des paramètres de personnalisation supplémentaires qui s'appliquent aux deux. Email à imprimer et .



    Interaction avec d'autres fonctionnalités



    Interactions utilisateur (sélection de compte, confirmation, scripts d'impression)

    Si les utilisateurs sont configurés avec les options de sélection de compte (ou si vous avez des scripts d'impression) qui nécessitent une interaction de l'utilisateur qui peut UNIQUEMENT être effectuée via le navigateur. Client web mobile (et ne peut pas être fait sur le périphérique d'impression)puis lancer le Client web mobile est obligatoire. Sinon, l'utilisateur ne peut pas exécuter l'interaction utilisateur configurée pour la sélection du compte, et la Email à imprimer Le travail reste en pause et n'apparaît pas sur le périphérique d'impression. Pour faciliter cette tâche, utilisez les modèles de réponse au travail par défaut et incluez des liens vers Client web mobile. Vous pouvez modifier les modèles pour indiquer que les utilisateurs doivent suivre le lien inclus pour faire avancer leur travail.

    Toutefois, si les utilisateurs sont configurés avec les options de sélection de compte qui nécessitent une interaction de l'utilisateur, cette opération peut être effectuée À LA FOIS via Client web mobile ET sur le périphérique d’impression (la possibilité d’attribuer des comptes sur le périphérique est disponible), en exécutant le Client web mobile n'est pas obligatoire. Il peut être nécessaire s'il est également utilisé à d'autres fins que la sélection de compte (affichage du solde du compte actuel, commentaires des utilisateurs en mémoire cache, messages d'avertissement "crédits insuffisants", notifications concernant les stratégies d'impression, etc.). Pour plus d'informations, voir Client Web mobile et Modification des attributs des travaux d'impression sur le périphérique.



    Mettre en attente / libérer les files d'attente

    Les files d'attente de mise en attente / libération permettent aux tâches d'être conservées dans une file d'attente et ensuite publiées par un utilisateur. Cela peut être utilisé, par exemple, pour exiger que les utilisateurs se trouvent physiquement sur le périphérique pour collecter leur travail ("").

    Vous pouvez utiliser les files d'attente en attente / en attente avec Email à imprimer de la même manière que les autres types de travail. Pour plus d'informations sur les files d'attente de mise en attente / de libération, voir Publication d'impression sécurisée.



    Find-Me Printing

    L'impression Find-Me évite à l'utilisateur de sélectionner une imprimante lors de l'impression de sa tâche. Au lieu de cela, ils impriment dans une file "virtuelle", parfois appelée "globale". Ils libèrent ensuite leur travail sur le périphérique de leur choix. PaperCut gère le routage du travail vers la bonne imprimante.

    Vous pouvez utiliser Find-Me Printing avec Email à imprimer de la même manière que les autres types de travail. Pour plus d'informations, voir Impression Find-Me et équilibrage de la charge de l'imprimante.



    Les utilisateurs internes

    Les utilisateurs internes sont des utilisateurs qui n'existent que dans le PaperCut base de données, pas dans le domaine de l'organisation. Ils vous permettent de configurer rapidement les utilisateurs pour l'impression (ou de demander aux utilisateurs de créer leur propre compte) sans avoir à passer par le processus normal de création de comptes de domaine complet.

    Vous pouvez combiner des utilisateurs internes avec Email à imprimer, permettant aux utilisateurs d’enregistrer leur propre compte (et leur adresse électronique) pour se configurer pour l’impression. L'approche recommandée est la suivante:

    1. Activer l'enregistrement automatique des utilisateurs internes (voir Utilisateurs internes (utilisateurs gérés par PaperCut NG / MF). Cela ajoute un lien vers l'écran de connexion permettant aux utilisateurs de créer un nouveau nom d'utilisateur, mot de passe et email.

    2. Activer l'auto-association d'e-mails (voir E-mails inconnus et auto-association d'e-mails). Cela permet de suspendre les travaux d’adresses électroniques inconnues jusqu’à ce que celui-ci "soit connu". Lorsque l'utilisateur envoie son premier travail via Email à imprimer, ils recevront un e-mail de réponse leur demandant de vérifier leur adresse e-mail en se connectant. Changez ce modèle par défaut en "Si vous ne possédez pas de nom d'utilisateur, créez-en un en utilisant le lien Enregistrer sur l'écran de connexion" ou quelque chose de similaire.

    Une fois que l’utilisateur a vérifié son adresse électronique, son travail continue d’imprimer. Les travaux futurs s’impriment normalement.



    Ajout de la prise en charge des documents Microsoft Office

    Email à imprimer imprime les pièces jointes au format PDF et image par défaut (voir Applications prises en charge et formats de fichier pour plus de détails). Vous pouvez ajouter une prise en charge pour les pièces jointes de documents Microsoft Office en configurant un Web Print Sandbox exécutant Microsoft Office. Web Print Sandbox fonctionne comme un service de conversion de documents. Les pièces jointes des courriels entrants sont envoyées au bac à sable et le programme Microsoft Office associé convertit automatiquement le document source en fichier PDF, qui est ensuite envoyé à l'imprimante.

    Reportez-vous à la section Configuration en mode Sandbox pour savoir comment configurer un Web Print Sandbox exécutant Microsoft Office.



    Sortir

    Voici une liste de considérations à prendre en compte lors du passage d'un test Email à imprimer environnement qui fonctionne comme vous le souhaitez, pour un déploiement plus large ou à l’échelle de l’organisation.

    • Créez et publiez des alias d’imprimante pour toutes les imprimantes disponibles via Email à imprimer. Cela pourrait impliquer:

      • Ajout du courrier électronique de l'imprimante à un signe sur l'imprimante

      • Publication d'une page Web avec des adresses électroniques pour toutes les imprimantes

      • Ajout d'adresses électroniques d'imprimantes à un carnet d'adresses partagé

    • Modifier la procédure de création de nouvelles imprimantes dans PaperCut d'inclure éventuellement un Email à imprimer alias.



    Configuration avancée

    Le suivant Email à imprimer les paramètres sont destinés à des utilisateurs avancés ou à des cas particuliers, et ne doivent normalement pas être modifiés. Ils se trouvent dans le PaperCut . Voir Utilisation de l'éditeur de configuration avancée pour plus d'informations sur les configurations avancées.

    Email à imprimer Configuration avancée
    email-printing.attachment-min-image-bytes

    Souvent, les courriels contiennent de petites images jointes à la signature, que les utilisateurs ne voudront probablement pas imprimer.
                      Pour éviter d’imprimer ces images, Email à imprimer ignore les images jointes inférieures à cette valeur.
                      La valeur par défaut est 20000 octets.

    email-printing.debug Définissez ceci sur Y pour permettre la journalisation détaillée de Email à imprimer courriels reçus,
                      emails envoyés, et comment PaperCut se connecte au serveur de messagerie.

    email-printing.service-freq-secs

    Par défaut, PaperCut vérifie (interroge) les nouveaux courriels toutes les 20 secondes. Cet élément de configuration peut
                      changer la fréquence d'interrogation. Moins de 20 secondes n'est pas recommandé afin de ne pas surcharger le
                      serveur de messagerie. Si cette valeur est trop grande, les utilisateurs s'apercevront que les tâches mettent parfois beaucoup de temps à
                      impression. La durée "trop ​​longue" variera d'un site à l'autre.

    email-printing.imap-read-folder

    Par défaut, PaperCut regarde le dossier 'Boîte de réception' de la boîte aux lettres. C’est généralement le
                      bon réglage pour la plupart des boîtes aux lettres. Lorsque vous utilisez IMAP en tant que protocole, les e-mails peuvent provenir de n’importe quel dossier du courrier.
                      serveur; donc, si vous souhaitez lire des courriers électroniques à partir d’un dossier spécifique (par exemple, définir une règle à transférer).
                      e-mails contenant des pièces jointes dans un dossier 'PrintQueue' prédéfini), vous pouvez définir ici le nom du dossier.



    Options d'impression

    Comme l'utilisateur communique avec Email à imprimer par courrier électronique, il est peu possible de définir les options d'impression. Au lieu, PaperCut tente d'utiliser les paramètres par défaut pour l'imprimante.



    Définition des paramètres par défaut de l'imprimante

    Email à imprimer l'impression est effectuée par le PaperCut en cours d'exécution sur pour l'imprimante cible.

    Sur les serveurs d'impression, Email à imprimer utilise les paramètres d’imprimante par défaut.

    Sur les serveurs d'impression Windows, les paramètres d'imprimante par défaut sont configurés sous: Démarrer> Périphériques et imprimantes> votre imprimante> Options d'impression

    Toutefois, ces paramètres d'imprimante ne sont pas disponibles lorsque le service Print Provider est exécuté sous le compte SYSTEM, qui est le compte par défaut. Si tu veux Email à imprimer pour utiliser les paramètres par défaut de l’imprimante Windows (Options d’impression), exécutez le service Fournisseur d’impression sous un compte utilisateur ayant accès aux paramètres de l’imprimante Windows.

    1. Sélectionner Démarrer> Panneau de configuration> Outils d'administration> Services .

    2. Trouvez le PaperCut Fournisseur d'impression un service; puis sélectionnez Propriétés> Connexion .

    3. Définissez un compte d'utilisateur ayant accès aux paramètres de l'imprimante Windows.



    Mise à l'échelle de l'image

    Lors de l’impression de pièces jointes volumineuses, Email à imprimer vous devrez peut-être faire pivoter et / ou redimensionner l’image pour l’adapter à la page.

    Pour faire ça, Email à imprimer suppose un format de page au format A4 ou Letter. Si une image est trop grande pour tenir sur une page de format A4 ou Letter, Email à imprimer fait pivoter et / ou réduit l’image selon les besoins.



    FAQ



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