Audit d'impression – PrinterLogic – Serveur d’impression

Les départements informatiques sont des experts dans le suivi et l'audit de tout. Les départements informatiques vérifient les connexions échouées, les connexions réussies, l'accès aux fichiers, les transferts de fichiers, les paquets IP, les requêtes DNS, les ports ouverts, les ports fermés, les actifs physiques, les actifs logiciels, les temps morts, les temps morts, la liste s'allonge encore et encore. En fait, si vous regardez il y a 10 ans, les 2 000 plus grandes entreprises du magazine Forbes ont consacré près de 350 millions de dollars par an à un logiciel de gestion des journaux. Mais avec tout cet argent dépensé en logiciels de traçage, de suivi et d'audit, près de 90% des entreprises ne suivent pas l'une de leurs principales dépenses: l'impression! Les dépenses d’impression représentent entre 5 et 15% du chiffre d’affaires d’une entreprise. C'est une statistique difficile à croire, et c'est pire! 90% de toutes les organisations ne suivent en aucune manière leurs impressions. Pourquoi donc? La réponse n'est pas très compliquée.

Avant de pouvoir entrer dans les détails sur la raison pour laquelle les entreprises ne suivent pas leur impression, nous devons d'abord examiner les différents types d'architectures d'impression pris en charge. En règle générale, les travaux d'impression sont rendus et spoulés localement sur le poste de travail, ou ils sont spoulés et rendus sur un serveur d'impression. Quelle que soit l'architecture prise en charge, le suivi et l'audit deviennent très encombrants, si possible. Examinons chacune de ces architectures et voyons comment l’audit et le suivi des impressions peuvent être gérés. La technologie de serveur d’impression existe depuis des décennies, mais les serveurs d’impression ne proposent aucun type de suivi des travaux d’impression. “Pourquoi Microsoft, pourquoi?!” Il est possible d'activer la journalisation des impressions via l'Observateur d'événements Windows. Cependant, ce type d’enregistrement n’est pas très fonctionnel ni perspicace. Tout ce que vous obtenez est un enregistrement indiquant qu'un travail d'impression a été envoyé via le spouleur du serveur et à quelle imprimante il est destiné. Savoir qui a envoyé le travail d'impression, sa taille, sa couleur ou son noir et blanc, sont tous des détails perdus dans l'afficheur d'événements Windows. Cela n’aide pas vraiment une organisation à comprendre les coûts d’impression et ne donne aucune information utile qui puisse être utilisée pour prendre des décisions éclairées en matière d’impression. Imaginez que vous utilisiez l'observateur d'événements Windows pour répondre au directeur de la technologie lorsqu'il demande: «Comment dépensons-nous entre 5 et 15% d'impression chaque année?

Pour les environnements qui impriment directement sur leurs imprimantes et non via un serveur d'impression, la collecte d'informations devient encore plus difficile. Pour obtenir les mêmes informations, vous devez vous appuyer sur la collecte et l'exploration des visualiseurs d'événements de chaque poste de travail de l'environnement.

Il existe quelques produits complémentaires qui tentent de montrer l'ampleur de l'impression, mais ces solutions ont également leurs propres difficultés. Très souvent, ces produits sont développés par la société d’impression et sont spécifiques au «fournisseur». Autrement dit, ils ne saisissent que les métriques de cette marque spécifique d'imprimantes ou, pire encore, ils ne peuvent générer des rapports que sur des modèles spécifiques de ce fournisseur. Cela pourrait laisser une organisation liée à un fournisseur spécifique, ce qui lui donnerait le sentiment de devoir choisir entre l'impression et la perte de compétitivité pour pouvoir proposer un nouveau parc d'imprimantes. La deuxième difficulté avec ces solutions est que les données qu'elles collectent ne sont pas pertinentes. Ils peuvent représenter le nombre de travaux d'impression envoyés à une imprimante, mais pour bien comprendre le coût de l'impression, il faut plus que des volumes d'impression. Vous devez savoir qui imprime quoi, où est l'impression, quels sont les départements qui en impriment plus, combien coûtent chaque travail d'impression, combien coûte le support d'une imprimante ou d'un modèle spécifique, combien d'impression est dirigée localement et / ou une imprimante USB, et quelqu'un a-t-il imprimé des documents HR sur des imprimantes autres que HR?

Mais tout n'est pas perdu! Vous pouvez réellement obtenir toutes ces informations aujourd'hui, et plus encore, quel que soit le type d'environnement d'impression que vous prenez en charge. Si vous voulez répondre à la question «Où dépensons-nous ces 5-15% de nos revenus?», Vous le pouvez. L’audit et le reporting des travaux d’impression de PrinterLogic permettent de savoir qui a imprimé quoi, où il a été imprimé, quelle quantité de couleur et combien de noir et blanc. En outre, vous pouvez obtenir des informations utiles sur les tendances d'impression par utilisateur, service, site et même une analyse automatique des coûts. Cela semble trop beau pour être vrai… eh bien, si je vous disais qu'il ne nécessite aucune configuration supplémentaire! Toutes ces informations sont automatiquement acquises dès la sortie de la boîte. Vous n'avez pas besoin de prédéfinir des groupes, des utilisateurs ou des imprimantes dans le logiciel de reporting, ni de demander à vos utilisateurs de saisir des codes de département ou des codes d'utilisateur. PrinterLogic se synchronisera automatiquement avec votre annuaire Active Directory et générera ces informations pour vous dès la sortie de la boîte.

Vous pouvez non seulement répondre à la question de savoir où vont vos 5 à 15% de vos revenus, mais vous pouvez également être éligible si les initiatives d'impression que vous déployez réduisent les coûts. PrinterLogic peut générer des rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels qui quantifient les économies que vous avez réalisées en désactivant vos utilisateurs en noir et blanc ou en remplaçant ces anciennes imprimantes par un nouveau parc de MFP. Vous pouvez également demander à Mme Jones d’avoir imprimé 1000 exemplaires de sa circulaire du dimanche.

Steve Kelley
Mon expérience en informatique comprend huit années en tant qu'ingénieur réseau et ingénieur système. En tant qu’ingénieur système principal de l’équipe fédérale de PrinterLogic, j’aide les agences à moderniser leur infrastructure informatique. Cela inclut l'amélioration des scores FITARA DCOI en éliminant des milliers de serveurs d'impression et en travaillant avec les équipes de contrôle de l'information pour améliorer la sécurité de leurs impressions. PrinterLogic aide à résoudre des problèmes réels avec lesquels les services informatiques fédéraux se débattent, et j'aime travailler pour une entreprise qui réalise les investissements nécessaires pour y parvenir.