Serveur d'impression

Cher IT : (Un e-mail de votre responsable CAO) – Bien choisir son serveur d impression

Le 10 juin 2021 - 10 minutes de lecture

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12 mai 2021

Par : Robert Green



Colonne CAD Manager : Comment communiquer vos besoins avec votre service informatique, pour que tout le monde y gagne !

Avez-vous déjà rencontré des problèmes de coordination des outils de CAO et des problèmes avec votre service informatique ? Bien sûr que oui, car la CAO est devenue beaucoup plus informatique ces dernières années. Voici quelques-unes des choses qui m'ont causé des brûlures d'estomac : les comptes cloud, les licences d'utilisateur nommé, les VPN, l'accès au travail à distance, les machines virtuelles, etc.

Je reçois beaucoup de questions de responsables CAO qui me demandent comment gérer au mieux ce genre de problèmes et comment mieux communiquer avec le service informatique. Dans cette édition de La newsletter du responsable CAO, je vous donne un échantillon Cher IT e-mail que vous pouvez utiliser comme modèle pour exposer toutes vos préoccupations au service informatique. Voici.

Cher IT

Source de l'image : onephoto/stock.adobe.com

Cher IT :

C'est moi, Robert Green, le responsable CAO. Je suis le gars qui vous pose toujours des questions sur les traceurs, les autorisations réseau, les comptes cloud, les comptes OneDrive/Dropbox, etc. Et, oui, je suis le gars qui s'occupe de toutes ces images aériennes numérisées de 40 Mo et de ces nuages ​​de points qui mettent à rude épreuve notre réseau étendu (WAN) et nos connexions VPN. Lorsque je ne m'occupe pas de ces problèmes, je réponds aux demandes de formation des utilisateurs, aux changements d'horaire et à la pression de la direction pour que tout soit fait plus rapidement. Je dis cela non pas pour me plaindre, mais juste pour que vous sachiez à quel point je suis sous pression et pourquoi je suis parfois stressé lorsque je dois vous demander de l'aide.

Dans un effort pour forger une meilleure relation avec vous, vous déranger moins et rendre tout plus fluide pour tout le monde, je voudrais expliquer comment vous pourriez m'aider à vous aider.

À propos des privilèges et de la sécurité

Mon poste dans l'entreprise n'est pas celui d'employé général, car je suis en charge de toute l'équipe CAO. Pour cette raison, mes privilèges de connexion devraient refléter cette réalité. Si je n'ai pas les privilèges adéquats pour résoudre les problèmes quotidiens courants, alors je n'ai pas d'autre choix que de vous déranger chaque fois que j'ai besoin de réparer quelque chose.

Ce dont j'ai besoin. Je suis censé aider les utilisateurs et faire fonctionner les choses immédiatement. Les calendriers et les livrables du projet dépendent de ma capacité à faire bouger les choses. Les chefs de projet me crient dessus quand les choses ne fonctionnent pas et ils n'aiment pas entendre que je ne peux pas résoudre les problèmes parce que ma connexion ne me le permet pas. Par conséquent, veuillez définir mes autorisations comme telles :

  • Autorisations de niveau administratif pour écraser/supprimer des fichiers, installer des pilotes, désinstaller/réinstaller des logiciels, appliquer des services packs logiciels, etc., sans avoir à contacter le service informatique.

  • Accédez à tous les lecteurs réseau dans tous les bureaux.

  • Gérer les files d'attente de fichiers et les pilotes d'imprimante/traceur.

  • Ajoutez des périphériques (lecteurs portables, scanners, etc.) aux ordinateurs des utilisateurs sans avoir à contacter le service informatique.

En résumé, tout problème que je peux résoudre sans avoir à vous contacter signifie un problème de moins pour le service informatique et un utilisateur CAO et/ou chef de projet plus satisfait. Inversement, tout problème que vous ne me permettez pas de résoudre entraînera un appel en colère et un utilisateur mécontent. Je promets que je n'abuserai pas de ce privilège ; Je veux juste faire avancer les choses.

Construire de la confiance

De pair avec la sécurité vient la confiance. Si je n'ai pas les privilèges mentionnés ci-dessus, cela doit signifier que vous ne me faites pas confiance pour effectuer ces tâches. Si tel est le cas, veuillez considérer les éléments suivants :

  • La direction me fait confiance pour effectuer tous nos travaux de CAO.

  • La direction me fait confiance pour interagir avec les clients et les fournisseurs afin de terminer les projets à temps.

  • La direction me fait confiance pour établir les budgets, acheter des logiciels et effectuer la formation.

  • Les utilisateurs me font confiance pour les aider à réaliser leurs projets de CAO.

Si la direction et les utilisateurs me font confiance pour gérer d'énormes projets avec toutes sortes de responsabilités client et financières, pourquoi ne pouvez-vous pas me faire confiance pour gérer les défis informatiques quotidiens communs qui ont un impact sur la CAO ? Si vous avez besoin de moi pour suivre une formation, je suis heureux de le faire, pour vous aider à établir la confiance avec vous.

S'il vous plaît, ne vous contentez pas de changer les choses !

Bien qu'il puisse sembler qu'un changement d'imprimante ou l'ajout d'un nouveau serveur soit transparent, la réalité est que chaque changement perturbe notre flux de travail. Qu'est-ce que je veux dire par là ? Considérer ce qui suit:

Vous savez comment ce changement de « simple basculement d'imprimante vers un nouveau pilote PDF système » la semaine dernière était censé être transparent pour les utilisateurs ? Ce n'était pas le cas. Toutes mes routines de traçage personnalisées ont continué à utiliser les anciens paramètres du pilote, donc rien n'a fonctionné correctement après le changement.

Rappelez-vous quand les fichiers CAO ont été déplacés vers une nouvelle boîte de serveur en gardant le même mappage de lettre de lecteur X:, pensant que personne ne le remarquerait jamais? Nous avons remarqué. Étant donné que nos outils de CAO utilisent le chemin d'accès UNC (pas les lettres de lecteur) pour communiquer avec nos succursales (qui n'ont pas de mappages de lettres de lecteur cohérents), toutes nos relations de fichiers ont cessé de fonctionner. Parcourir un répertoire de 300 fichiers de projet pour re-cheminer les fichiers de référence n'est pas plus amusant que la capture PDF ne fonctionne pas.

Soyez averti que:

  • Les imprimantes et traceurs CAO sont souvent spécifiquement configurés et « entourés » de pilotes système, de sorte qu'ils sont beaucoup plus susceptibles aux erreurs que les pilotes Windows standard.

  • Les fichiers CAO référencent/incorporent souvent d'autres fichiers, de sorte que les modifications de chemin d'accès peuvent causer de réels problèmes.

  • La CAO est hautement personnalisée, de sorte que toute modification apportée aux éléments ci-dessus peut entraîner l'arrêt des fonctions automatisées et créer de réels problèmes de flux de travail.

Avant de déplacer des imprimantes, de réaffecter le stockage du serveur ou de mettre à jour les pilotes des périphériques réseau, veuillez m'envoyer un avertissement afin que je puisse au moins savoir à quoi m'attendre, et mieux encore, donnez-moi une chance de le tester d'abord avec vous.

Gardez les comptes et les connexions au minimum

Si vous vous êtes déjà entendu dire quelque chose comme : « Pour mettre à jour votre logiciel, vous devrez vous déconnecter, puis vous reconnecter en tant qu'administrateur local après vous être déconnecté du VPN de l'entreprise, puis redémarrer votre connexion et vous reconnecter à votre compte de domaine ”, vous devez savoir qu'il est ridiculement complexe de le faire sur un, et encore moins 50 postes de travail.

C'est la même chose lorsque chaque utilisateur dispose d'environ cinq comptes cloud différents pour plusieurs sites Web et outils. Si je dois conserver autant de mots de passe et de connexions, les configurer en tant qu'authentification unique (SSO) réduirait la corvée.

Ce genre de chose prend beaucoup plus de temps que vous ne le pensez.

Implique-moi

Serait-il utile de savoir comment anticiper les demandes de fichiers pour les serveurs, estimer les charges sur l'équipement de traçage, mieux comprendre les besoins probables en bande passante pour les applications de CAO à l'avenir, ou comment les changements de licence des fournisseurs pourraient avoir un impact sur des domaines clés de l'informatique comme la sécurité et les budgets ? Me demander!

J'accompagne les utilisateurs CAO en permanence et je peux vous assurer que les utilisateurs CAO/BIM :

  • Les serveurs fiscaux et les appareils d'impression comme personne d'autre.

  • Avoir des fichiers plus gros que les autres utilisateurs.

  • Consommez de la bande passante WAN (en raison de fichiers volumineux) comme aucun autre utilisateur.

  • repoussent les limites de la technologie cloud comme personne d'autre.

Bref, pourquoi se demander comment les choses pourrait fonctionner lorsque vous avez un département de CAO ici qui peut vous aider à comparer et à comprendre comment les choses faire du travail maintenant et pourrait fonctionner à l'avenir? Je suis prêt à vous aider à analyser ces problèmes aujourd'hui afin qu'ils ne causent pas de maux de tête à nos utilisateurs de CAO à l'avenir. Je veux vraiment que nos systèmes et réseaux servent mieux nos utilisateurs, donc je suis motivé à faire tout ce que je peux pour que cela se produise.

Travaillons ensemble pour créer un meilleur environnement utilisateur et tout le monde – les utilisateurs de CAO et les utilisateurs de bureau en général – en bénéficiera.

Aidez-moi, aidez-vous!

Je suis souvent sur les machines des utilisateurs afin que je puisse être un ensemble supplémentaire d'yeux, d'oreilles et de mains pour diagnostiquer les problèmes ou vous aider à mettre à jour les configurations si nécessaire. Pourquoi ne pas m'utiliser en tant qu'assistant informatique puisque je suis déjà de toute façon sur la machine de l'utilisateur ? Pendant que vous me renseignez sur les problèmes informatiques, vous pourriez en apprendre davantage sur la CAO au cours du processus. C'est un gagnant-gagnant naturel!

Ne serait-il pas formidable si nous pouvions effectuer une formation polyvalente afin d'avoir un responsable CAO plus sensible à l'informatique et un service informatique plus sensible à la CAO en même temps ? Oui, ce serait vraiment super.

Désolé de ventiler

Mon Dieu, je ne voulais pas faire une diatribe, mais ces problèmes ont vraiment été un obstacle pour moi en tant que gestionnaire CAO plus efficace. J'espère que vous prendrez ma lettre dans l'esprit dans lequel elle était destinée, c'est-à-dire soulever des problèmes, exposer mon cas et demander votre aide pour me donner les ressources informatiques dont j'ai besoin pour mieux faire mon travail, et proposer de travailler plus étroitement avec vous et vous soutenir, vous et votre équipe.

Ouvrons un meilleur dialogue de travail et voyons comment nous pouvons nous entraider.

Sincèrement,
Robert Green, le responsable CAO

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