Qu'est-ce que Robotic Process Automation RPA peut apprendre du prépresse? – Bien choisir son serveur d impression

L'industrie informatique s'est lancée dans un nouveau sujet: la Robotic Process Automation (RPA). Il couvre l'automatisation des processus en éliminant les activités manuelles dans une large mesure, afin que les solutions logicielles puissent prendre le relais. Avec la vitesse du processeur d'aujourd'hui et des algorithmes de plus en plus sophistiqués dans les applications logicielles, l'informatique peut désormais répondre à des exigences de plus en plus complexes plus rapidement et, pour les tâches récurrentes, plus fiable que tout être humain.

Le modèle RPA est né de la production industrielle. Les robots effectuent le travail dans l'industrie manufacturière et les humains ne sont là que pour contrôler et surveiller les processus. Pour bien fonctionner, les processus mais aussi les matériaux à traiter doivent être standardisés autant que possible, ce qui est généralement le cas dans les processus de fabrication, mais pas forcément dans les processus de bureau… Comme le RPA sera très probablement poussé par la crise actuelle , nous aimerions avoir un aperçu de RPA d'un point de vue PDF!

Fondamentalement, ce qui s'applique à l'automatisation PDF s'applique à chaque automatisation: les processus et les matériaux traités doivent être bien définis et standardisés.

Heureusement, RPA pour les processus bureautiques peut s'appuyer sur des expériences qui ont été faites pour l'automatisation PDF en production. Comment c'est? Il existe des zones verticales où les PDF ne sont pas seulement des documents administratifs, mais aussi le matériel de production lui-même. Cela s'applique par exemple aux industries manufacturières ou architecturales, où les dessins PDF contiennent les données de production réelles. Mais les flux de travail prépresse automatisés sont encore plus avancés. Les fichiers PDF provenant de sources arbitraires sont préparés dans un processus entièrement automatisé à partir duquel ils vont directement à la machine d'impression.

Selon la diversité et la qualité des fichiers, cela peut imposer des exigences élevées au logiciel PDF. Les imprimeries reçoivent leurs matières premières (fichiers PDF) de nombreuses sociétés et agences à divers degrés de qualité. Les corrections manuelles doivent être évitées dans RPA, premier pas dans la plupart des processus RPA, il y aura normalisation du matériel d'entrée. Cette normalisation s'assure que la matière première fonctionne dans toutes les étapes de traitement suivantes jusqu'à l'impression. Des normes, telles que PDF / X, sont utilisées pour rationaliser la définition des exigences de normalisation: si la matière première est convertie en PDF / X, les étapes suivantes peuvent s'appuyer sur cela.

Un exemple d'étapes et de processus:

Comme je l'ai déjà dit, la normalisation devrait être la première étape – du moins si la source des données (PDF) n'est pas toujours la même. Cela pourrait même inclure la création de PDF à partir d'autres formats source:

• Conversion de documents, conversion de bureau

Si la source est une image, la reconnaissance optique de caractères (OCR) doit être appliquée:

• Appliquer l'OCR pour les PDF numérisés

Étant donné que le PDF est si flexible, vous devez ensuite normaliser un PDF avec une certaine qualité. Cela pourrait être basé sur des normes développées en interne, mais dans la plupart des cas, une norme officielle comme PDF / A exclut le développement de normes internes. Si nécessaire, les exigences peuvent être adaptées aux besoins internes.

Normalisation en PDF / A-2u:

• Incorporation de polices
• Assurez-vous que la représentation Unicode est présente

Et puis, le traitement réel peut avoir lieu:

• Extraire le texte
• Intégrer des fichiers
• Fusionner des fichiers
• Fractionner des pages PDF à certains mots clés
• Normaliser les tailles de page
• Ajouter des numéros de page s'il manque
• …

L'une des leçons apprises du prépresse est que les processus automatisés ne peuvent généralement pas être créés à partir de zéro par les programmeurs.. Les processus réels sont souvent mieux développés, ajustés et affinés lorsque de vrais fichiers dans le travail quotidien sont utilisés. C'est pourquoi le logiciel callas a développé un éditeur graphique de workflow dans pdfaPilot qui permet aux agents utilisateurs de concevoir visuellement des processus dans une interface glisser-déposer sans avoir à impliquer de programmation. Une fois qu'un processus fait ce qu'il doit, il peut être exporté de manière transparente de l'éditeur de workflow vers le serveur responsable d'un traitement entièrement automatisé.

Les flux de travail automatisés peuvent devenir encore plus intelligents à l'aide de technologies RPA intelligentes. La condition préalable est que les fichiers PDF entrants puissent être adaptés pour répondre aux exigences et normes internes. Afin de réunir les connaissances spécialisées et la programmation, les outils sont idéaux grâce auxquels les processus RPA peuvent être créés de manière agile et modulaire en étapes individuelles sans connaissances en programmation.

Dietrich von Seggern est directeur général de callas software GmbH

Publié à l'origine sur https://www.pdfa.org/what-can-robotic-process-automation-rpa-learn-from-prepress/