Serveur d'impression

Comment l'Illinois a rapidement configuré le travail à distance pour 27 000 employés – Serveur d’impression

Le 9 juin 2020 - 7 minutes de lecture

Cela fait deux mois que la plupart des gouvernements des États ont émis des ordonnances de séjour à domicile, et il en faudra bien plus avant d'avoir une idée claire de ce à quoi ressembleront les opérations gouvernementales dans un avenir prévisible. Entre-temps, un bon gouvernement signifie un bon télétravail et la transition vers le travail à domicile a été un défi urgent pour les 50 États.

Mais certaines réussites prouvent que cela n'a pas à être débilitant; avec une technologie d'accès à distance limitée et une relation de travail avec la société de réseau virtuel Citrix déjà en place, l'état de l'Illinois a mis en place une capacité de télétravail pour des dizaines de milliers de personnes en quelques jours.

Comme le dit le directeur de la technologie, Lori Sorenson, l’Illinois a trouvé la transition relativement indolore car elle n’avait pas à recommencer à zéro. Avant la pandémie, a-t-elle déclaré, l'État avait relativement peu de personnel travaillant à domicile: un maximum de 3 000 personnes par jour utilisant la solution d'accès à distance de Citrix, sur plus de 50 000 utilisateurs de bureau employés par l'État. Lorsque les premières discussions sur le télétravail généralisé et la planification par simulation ont commencé au début du mois de mars, a déclaré Sorenson, les agences d'État consultaient leurs plans de continuité des opérations et faisaient l'inventaire: matériel, utilisation des données, disponibilité des ordinateurs portables, combien de commandes d'ordinateurs portables étaient déjà en cours le pipeline, les capacités des centres d'appels, et cetera.

Après avoir rassemblé ces informations, Sorenson et le personnel informatique de l'Illinois se sont mis à planifier des scénarios, ne sachant pas exactement combien de temps l'arrêt pourrait durer.

"Nous avons rassemblé les informations, nous avons appris ce que nous avons et (ensuite) nous avons eu des discussions: que faire si, que ferions-nous, où aurions-nous besoin d'augmenter ces capacités?" elle a dit. «La semaine précédente, nous avons commencé à prendre ces décisions – en contactant nos fournisseurs où nous savions que nous voulions augmenter l'accès à distance et pour les ordinateurs portables, et en commençant à passer ces commandes.»

Sorenson a déclaré que Citrix était un partenaire logique pour le projet, car l'Illinois utilisait déjà certains des produits de la société dans une capacité plus limitée, y compris Remote PC Access, Workspace et Citrix Application Delivery Controller.

Pour Citrix, qui dessert plus de 400 000 organisations dans le monde – y compris les gouvernements locaux – le défi avec l'Illinois était moins une question d'échelle que de temps. Steve Nguyen, vice-président et directeur général de l'entreprise pour les entreprises du secteur public américain, a déclaré que le personnel de l'Illinois avait approché Citrix avec quatre exigences: une approche «BYOD» (apportez votre propre appareil) pour permettre aux gens de travailler à domicile; la possibilité d'accéder au réseau de l'État sur des appareils personnels; une solution hybride ou multi-cloud mélangée à un stockage sur site, suffisamment flexible pour fonctionner avec plus d'une option cloud; et une semaine de temps pour faire fonctionner au moins 25 000 employés.

Le gouverneur J.B. Pritzker a rendu une ordonnance de séjour à domicile dans tout l'État le 20 mars, qui devrait entrer en vigueur le lendemain.

«Ils allaient renvoyer tous leurs employés chez eux lundi matin. Ils voulaient s'assurer qu'en les renvoyant chez eux, ils avaient des instructions sur la façon d'accéder au réseau », a déclaré Nguyen.

Sorenson a déclaré que son travail avec Citrix impliquait principalement l'ajout de capacités et la communication avec le personnel. Cela signifiait acheter plus de licences pour un outil Citrix appelé Remote PC Access, acheter certains services de Citrix pour obtenir le réseau correctement configuré à grande échelle, acheter des équilibreurs de charge supplémentaires, travailler avec le centre de données de l'État pour augmenter la capacité du serveur pour la charge supplémentaire, et enfin , donnant aux employés un lien vers un navigateur Web via lequel ils peuvent accéder aux versions virtuelles de leurs bureaux et applications.

Elle a déclaré que la transition aurait été plus difficile sans le matériel nécessaire en place, comme les serveurs et les contrôleurs; ou sans personnel qualifié capable de gérer les problèmes des utilisateurs; ou sans relation préalable avec un fournisseur de la technologie dont ils avaient besoin. En travaillant avec Citrix, il a fallu quelques jours à l'Illinois pour augmenter la capacité réseau supplémentaire et rédiger des instructions et des guides pour les employés effectuant la transition.

Sorenson a déclaré que plus de 10 000 employés sont passés au travail à distance au cours de la première semaine, 14 000 le premier mois et environ 27 000 à ce jour.

«La plupart des employés se sont très bien adaptés, très rapidement et ont pu être productifs et maintenir les opérations en mouvement», a-t-elle déclaré. «Le travail à distance a ses limites pour des raisons de sécurité. Vous n'avez pas la possibilité d'imprimer, et il y a certainement des emplois dans certaines agences où cela a un impact sur la nature de leurs processus, mais pour ceux qui ont besoin d'accéder à distance à des fichiers et des applications et exécuter ces fonctions, cela fonctionne très bien. "

Nguyen a déclaré qu'une des leçons que les gouvernements pourraient tirer de COVID-19 est l'importance d'avoir une stratégie de reprise après sinistre ou de travail à distance prête à être déployée dans tout l'État, par opposition à l'ensemble du bureau, ainsi que de s'assurer qu'elle peut exécuter et s'adapter à n'importe quelle charge de travail.

"Ce que nous avons vu avec beaucoup de nos clients était, une fois qu'ils ont vu qu'ils satisfaisaient les besoins initiaux de faire face à la crise et de ramener leurs employés à la maison, la deuxième partie consistait à trouver un travail prolongé à domicile", a-t-il déclaré. «Nous avons examiné leur réseau pour vraiment optimiser les performances et leur donner la possibilité d'avoir non seulement l'échelle mais aussi les performances que recherchaient les utilisateurs.»

Sorenson était convaincue que l'Illinois dispose désormais d'un tel réseau, et sachant que son personnel peut travailler où il le souhaite, quoi qu'il arrive.

«Pensez à la planification en cas de catastrophe», a-t-elle déclaré. «Avant COVID, si une zone de l'État ou un bâtiment devenait inutilisable… nous sommes entrés, avons examiné notre inventaire, avons sorti des ordinateurs portables et avons installé le personnel déplacé dans un autre bureau… Ce (travail à distance) est maintenant une autre option."

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre commentaire sera révisé par les administrateurs si besoin.