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Top 5 des systèmes de gestion de documents Open Source qui permettent d'économiser vos coûts – Serveur d’impression

Le 2 juin 2020 - 9 minutes de lecture

2020-05-27 16:32:31 • Filed to: Business Tips • Solutions éprouvées

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez un flux de documentation à créer, gérer et organiser pour que tout se passe bien. Les systèmes de gestion de documents (DMS) sont devenus une partie essentielle de l'inventaire des logiciels d'entreprise, mais la plupart des programmes sont coûteux à acheter et à exécuter. C'est ici que système de gestion de documents open source entre en jeu. Ce logiciel en ligne à faible coût (souvent gratuit) est facilement disponible et constitue une excellente solution pour la plupart des pratiques commerciales. Mais choisir le bon programme peut être une tâche longue et ardue.

Suivez notre guide pour trouver le meilleur logiciel open source de système de gestion de documents pour votre entreprise.

Top 5 des logiciels DMS Open Source

1. OpenDocMan

Créé pour se conformer aux exigences de gestion des documents ISO 17025, OpenDocMan est simple à installer et à utiliser et est réputé pour être parmi les meilleurs systèmes de gestion de documents open source disponibles. Il est utilisé par un nombre croissant de sociétés Fortune 500, de petites entreprises, de prestataires de services éducatifs, d'agences gouvernementales et de particuliers pour leurs besoins de gestion de documents. Il est également disponible en 10 langues.

OpenManDoc est complètement flexible selon vos besoins, prenant en charge plusieurs systèmes d'exploitation (y compris Linux, Unix, Mac Os X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7) et les types de fichiers. En tant qu'application entièrement basée sur le Web, elle offre un accès depuis n'importe quel emplacement et une simple fonction de sauvegarde sur le Web.

dms open source

Le logiciel a été créé en tenant compte du flux de travail des utilisateurs et des départements. Il comprend un contrôle d'accès contrôlable pour chaque fichier et un processus automatisé de révision des documents afin que les réviseurs puissent approuver ou rejeter de nouveaux documents ou des fichiers modifiés. Les entreprises peuvent définir des notifications par e-mail avant et après un examen pour maintenir le flux de travail efficace.

La fonction de recherche intuitive permet une navigation rapide par département, auteur ou catégorie et une recherche complète qui comprend également des métadonnées et des commentaires. Cette fonction rend la localisation de vos fichiers simple et efficace.

Téléchargement gratuit d'OpenDocMan >>


2. Alfresco Community Edition

Ce logiciel décompose Alfresco Enterprise Edition (logiciel de gestion de contenu et de fichiers) pour les entreprises ayant la capacité de se prendre en charge et qui souhaitent avoir la capacité de rechercher et d'adopter des développements pour leurs propres besoins. Gratuite et largement disponible, Alfresco Community Edition est flexible pour les développeurs qui souhaitent travailler avec les dernières fonctionnalités Alfresco dans des environnements non critiques. Il s'agit du meilleur référentiel de documents open source pour développer de nouveaux aspects pour votre entreprise.

Top 10 des systèmes de gestion de documents open source

Alfresco est livré avec des éléments utilisateur et de flux de travail robustes avec des fonctionnalités faciles d'accès qui rendent le travail sur site et à distance transparent via les applications mobiles et l'accès hors ligne. Il est également livré avec une gamme complète d'outils de collaboration tels que les sites d'équipe, les listes de tâches et le suivi des versions.

Grâce à plusieurs API ouvertes et à de nombreuses autres options de déploiement, il est facile d'intégrer et d'étendre le logiciel Alfresco à vos besoins.

Avec n'importe quelle fonctionnalité de développement, la sécurité peut être un problème, mais Alfresco est livré avec une gouvernance de l'information et une sécurité de niveau entreprise pour garder votre entreprise du bon côté des exigences légales et de la sécurité.

Téléchargement gratuit Alfresco Community Edition >>


3. LogicalDoc Community Edition

Tout comme le logiciel Alfresco ci-dessus, il s'agit de la version gratuite et open source de gestion des documents du logiciel LogicalDOC, prise en charge par les développeurs. Cette version open source, LogicalDoc Community Edition, ne comprend pas toutes les fonctionnalités des éditions commerciales payantes, mais offre une grande partie des fonctionnalités de base nécessaires pour tirer le meilleur parti du logiciel.

LogicalDoc Community Edition offre beaucoup pour votre flux de travail de documents avec une interface de bureau multilingue et des fonctionnalités conviviales telles que l'indexation de texte intégral multilingue, le contrôle de version complet, le gestionnaire de tâches, l'importation à partir de fichiers zip et la recherche de documents pour garder le contrôle de vos documents .

logiciel gratuit de gestion de documents open source

La collaboration est également un élément clé de LogicalDOC et l'édition communautaire fournit des outils utiles. Les utilisateurs peuvent archiver et extraire des fichiers, envoyer par courrier électronique ou télécharger des tickets de révision, et communiquer avec d'autres utilisateurs via un système de messagerie interne. Le carnet d'adresses de contacts intégré vous permet également de garder une trace des contacts existants et nouveaux.

L'intégration est également essentielle avec le logiciel fournissant des interfaces API SOAP et REST et des extensions d'intégration pour WordPress et Joomla. Les statistiques et les rapports de base permettent également aux utilisateurs de suivre vos flux de documents.

LogicalDOC est également sécurisé, offrant une solide protection par mot de passe. Avec de solides fonctionnalités de base et des capacités de développement, LogicalDOC Community edition est une bonne option dms open source.

Téléchargement gratuit de LogicalDoc Community Edition >>


4. Kimios

Kimios vise à optimiser l'utilisation des documents comme alternative aux systèmes de gestion d'entreprise surdimensionnés et encombrants. Il y parvient largement en rationalisant de nombreuses fonctions pour une meilleure utilisation au quotidien.

Un domaine dans lequel il a atteint cette facilité d'utilisation est la fonctionnalité de recherche. C'est une caractéristique clé de ce référentiel de documents open source. Le contenu et les métadonnées sont indexés pour chaque document, ce qui signifie qu'il peut être recherché avec des requêtes de texte intégral ou booléen. En combinant plusieurs critères de recherche, Kimios devient un puissant moteur de recherche de documents.

meilleure gestion de documents open source

Les fonctionnalités collaboratives incluent contrôle de version, workflows personnalisables, commentaires à côté de signets simples et fonctions d'archivage et d'extraction pour faciliter la collaboration sur les documents.

Basé sur une architecture entièrement orientée services (SOA), Kimios est entièrement intégré à des tiers via toutes les applications (client Web, Kimios Explorer et Kimios for Office) et cette architecture offre une forte interopérabilité qui peut être utilisée via différentes API dans dotNet, Java et open source dms php.

Téléchargement gratuit de Kimios >>


5. OpenKM Community Edition

Notre dernière suggestion pour les meilleurs systèmes de gestion de documents open source à considérer pour votre entreprise est OpenKM Community Edition. Il s'agit d'une solution parfaite et gratuite pour les petits référentiels et les données non critiques.

Malgré son statut gratuit, OpenKM Community Edition est flexible dans la plupart des environnements de travail. Il est disponible sur une large gamme de systèmes d'exploitation (Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora et autres) et des bases de données (HSQL, H2 et MySQL).

Ce logiciel offre aux développeurs l'accès dont ils ont besoin avec des fonctionnalités d'API exposées pour CMIS, SOAP et Rest.

système de gestion de documents open source php

Les fonctionnalités générales du logiciel permettent une gestion efficace des documents. Ces fonctionnalités incluent la recherche de base, l'intégration antivirus pour une sécurité renforcée et la possibilité d'extraire du texte et de convertir des documents en différents types de fichiers. La fonctionnalité OCR permet également aux utilisateurs de convertir des images en texte simplement et efficacement.

Pour une documentation moins critique, OpenKM Community Edition propose également tous les outils simples dont vous avez besoin.

Téléchargement gratuit OpenKM Community Edition >>


Il vaut la peine de rechercher la gamme complète de logiciels dms open source disponibles, mais le guide ci-dessus en propose cinq qui valent la peine d'être pris en compte, quelle que soit la taille de votre entreprise. Explorez les options pour sélectionner le meilleur logiciel open source de système de gestion de documents pour vos besoins.

Pour compléter vos besoins de documentation open source, PDFelement est là pour vous aider! Il peut vous aider à modifier, protéger et archiver vos documents PDF afin de rationaliser le flux de travail de votre entreprise et d'améliorer la documentation. Si vous voulez en savoir plus, visitez: PDFelement.


Lacunes du système de gestion de fichiers Open Source

La liste ci-dessus décrit certains des meilleurs systèmes de gestion de documents open source sur le marché. Quelques lacunes du DMS open source que nous voulions noter:

  • Moins de fonctionnalités – il est logique que les logiciels libres soient livrés avec moins de fonctionnalités que les versions payantes. Bien que certains DMS open source fournissent des versions payantes, ils sont toujours de moins bonne qualité que les versions payantes des outils de gestion de documents open source habituels.

  • Manque de support technique – puisque ce sont des outils open source, vous devez généralement demander à la communauté si vous avez un problème avec le logiciel.

  • Ces programmes répondent rarement aux normes de conformité des agences gouvernementales ou des entreprises.

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