Imprimantes: ce n'est pas facile d'être vert – Bien choisir son serveur d impression

Le mythe de le bureau sans papier est mort depuis longtemps. Parfois, il semble que les ordinateurs n'existent que pour favoriser la poursuite du commerce du papier. Ce n'est même pas comme si nous avions besoin de toutes ces copies papier – une enquête de 2010 a suggéré que les deux tiers de toutes les impressions de bureau ont été immédiatement jetées – mais l'impression reste une capacité de base pour la plupart des entreprises.

C'est en partie parce que les dossiers commerciaux sont principalement conservés sur papier. Le Royaume-Uni exige que certains types de documents soient stockés pendant sept ans, et les anecdotes abondent sur certains inspecteurs souhaitant voir les impressions originales, où le toner laser commence à se fissurer la page, accompagné de marques de surligneur décolorées et des signatures à bille de longue date. départ du personnel. Le document physique, pour eux, est l'expression de l'authenticité.

Le problème avec cela est évident. Les documents physiques sont facilement perdus, endommagés ou détruits: si les mêmes informations étaient stockées numériquement, vous en conserveriez certainement plusieurs sauvegardes. Il n'est pas du tout efficace de stocker du papier, par rapport à l'archivage d'octets dans le cloud ou sur une sorte de NAS appareil.

Il y a donc des raisons pratiques, ainsi que des raisons environnementales, d'adopter le papier dans toute la mesure du possible et d'adopter une politique d'impression «verte». La question est: à quoi cela ressemblerait-il? Comment pouvez-vous montrer votre engagement à réduire le gaspillage d'impression, sans frustrer votre personnel avec des restrictions obstructives, ou plâtrer chaque mur avec des affiches de motivation?

Vous pourriez être déçu d’apprendre qu’il n’existe pas d’approche standard de l’industrie préemballée – pas de bon billet de swing pour dire au monde «nous sommes verts». C'est peut-être tout aussi bien, car si une telle certification existait, on peut facilement voir les petites entreprises investir beaucoup plus d'argent et d'efforts que ce qui est réellement justifié pour l'obtenir.

Si cela vous semble exagéré, réfléchissons au type de solution d'impression de bout en bout qui serait impliquée. Dans ce contexte, au niveau le plus simple, dans la plus petite des entreprises, «de bout en bout» signifie essentiellement impression directement au photocopieur. Pas une imprimante multifonction bon marché avec un couvercle bancal, mais une machine de qualité professionnelle avec un contrat de maintenance, et probablement une connexion Internet pour pouvoir appeler à l'aide par lui-même.

Pour être clair, j'appelle cet appareil une photocopieuse simplement parce que beaucoup d'entre nous, en le regardant, assumeraient instinctivement que c'était son rôle principal. En réalité, ses capacités iront beaucoup plus loin. De plus, grâce au modèle de location que les fournisseurs aiment utiliser, ils peuvent vous proposer le modèle le plus récent, le plus écologique et le plus économe en énergie avec un coût par page incroyablement bas.

Cela peut sembler idéal, mais faites attention à ce que vous vous inscrivez ou les termes du contrat pourraient finir par annuler les économies. Un de mes clients a accepté de remplacer leurs anciens copieurs par un tout nouveau modèle intelligent, mais n'a pas remarqué que les petits caractères les obligeaient à acheter leurs contrats pour le matériel retiré. Ils ont fini par percer un énorme trou dans leur budget informatique – et ils n'ont même jamais pleinement utilisé le nouveau copieur, car ils ont constaté qu'ils ne s'entendaient pas avec le logiciel de support propriétaire.

Avant de louer quoi que ce soit, c'est aussi une bonne idée de regarder attentivement les plus grandes imprimantes proposées par votre Relations d'achat informatique. Comme je l’ai laissé entendre, de nombreux photocopieurs modernes ne sont en fait que des imprimantes rebadgées, et vice versa – et le marché des imprimantes peut proposer de nouvelles technologies, telles que les jet d’encre haute capacité.

Cependant, ne pensez pas que le prix est la seule différence entre la location et l'achat de matériel. Il peut être judicieux de posséder et de gérer vos propres services d'impression, mais vous devrez déterminer quelle imprimante est la plus efficace, en fonction de votre budget et du cycle d'utilisation prévu, puis répartir les ressources d'impression des personnes en fonction de l'équilibre entre la taille des emplois et leur valeur pour l'entreprise. Soyez prêt pour cette option qui vous rend tout à fait impopulaire.

Il y a aussi beaucoup d'autres problèmes à traiter – et ils sont faciles à ignorer car ils n'apparaissent pas immédiatement dans la ligne du bas, ni sur le morceau de papier qui émerge à la fin du processus. Pensez à des choses comme le support du système d'exploitation, par exemple, et où et comment votre serveur d'impression va être hébergé. Si vous avez besoin d'un travail d'impression spécialisé, comme une facture de restaurant swish sur du papier gaufré croustillant à tête non standard, une approche de bricolage garantit-elle des résultats acceptables? À l'inverse, votre fournisseur de services ferait-il le travail, ou se laverait-il les mains de l'idée? (Oui, cet exemple est tiré d'une situation réelle et très douloureuse).

Pilote de siège arrière

L'aspect le plus gênant de nombreuses imprimantes, cependant, est le bit qui n'a aucune substance physique: le pilote. Un pilote d’imprimante n’est pas seulement un simple traducteur qui transforme ce que vous voyez à l’écran en impression physique, il devient un élément central de tout votre flux de travail. Il détermine comment vous pouvez imprimer et avec quelle facilité vous pouvez accéder à vos options. Le pilote s'intègre à votre système d'exploitation et une erreur ou un crash peut provoquer des problèmes incalculables.

Les conducteurs peuvent également faire ou défaire toute aspiration à l'impression verte. Par exemple, c'est bien beau d'acheter une imprimante qui peut passer en mode basse consommation lorsqu'elle n'est pas utilisée, mais vous avez besoin d'un pilote capable de maintenir une connexion à une imprimante en réseau même lorsque le matériel est dans un environnement moderne et profond -état de veille, et aussi de permettre au PC hôte de se mettre en veille quand il le veut.

Une autre considération est de savoir si l'imprimante choisie prend en charge l'impression recto verso. Il s'agit en quelque sorte d'un terme abusif: en réseau, le duplex signifie que la communication se déplace dans les deux directions à la fois, ce qui accélère considérablement les opérations. En impression, recto-verso signifie recto-verso, mais cela ne signifie certainement pas que vos documents apparaissent deux fois plus vite. La plupart des imprimantes plus petites implémentent plutôt une sorte de truc de fête avec le mécanisme de gestion du papier, tournant chaque page entre les impressions, ce qui rend le processus global beaucoup plus lent.

Pour être honnête, l'impression recto verso permet d'économiser sur le papier (même si l'avantage ne sera pas autant que 50% à moins que chaque document que vous imprimez ait un nombre pair de pages). Cependant, il utilise la même quantité d'encre que l'impression recto et un peu plus d'énergie, car l'imprimante doit rester éveillée plus longtemps pendant qu'elle exécute sa routine d'inversion du papier. Un peu plus de cervelle est également nécessaire – au niveau du poste de travail, du serveur d'impression ou du processeur interne – pour retourner les images de la page selon vos besoins afin que vos côtés pairs ne ressortent pas tous à l'envers.

Le dernier problème avec le duplex est le genre de chose qui obligerait Basil Fawlty à distribuer une putain de bonne raclée. Plus le processus de gestion du papier est compliqué, plus les risques de bourrage papier sont élevés, et c'est le genre de chose qui peut transformer l'impression de documents en torture. Si une page déjà imprimée est supprimée, vous devez réimprimer celle-ci et son compagnon au verso, tout en gardant, espérons-le, toutes les autres pages prévues dans le travail au bon endroit. C'est là qu'un portail de gestion d'impression basé sur le Web peut être une bouée de sauvetage.

Pour économiser encore plus de papier, la plupart des pilotes offrent également la possibilité de réduire les images de plusieurs pages sur une seule feuille de papier: l’impression «2 poses» adapte deux pages à un grossissement de 50% sur une seule feuille, et si vous la combinez avec l’impression recto verso vous pouvez réduire votre consommation de papier jusqu'à 75%. Poussez-le à «4-up», cependant, et les choses deviennent rapidement difficiles à lire; Je m'attends à ce qu'il y ait des gens qui impriment "8-up", économisant ainsi pas mal d'encre et de papier, mais je ne les envie pas.

Tester comment tout cela fonctionne est exceptionnellement difficile pour un acheteur potentiel, car cela implique trois contributions distinctes: les pilotes eux-mêmes, votre propre matériel réseau – transmet-il correctement les paquets de réveil sur LAN et vos appareils sont-ils configurés pour répondre à leur? – et la construction logicielle de vos PC et serveurs. L'interaction entre ces entités n'est pas quelque chose que vous trouverez imprimé à l'extérieur de la boîte, et c'est là que l'intention verte peut facilement être la proie du repli séduisant de simplement claquer tout avec USB.

Idéalement, vous commenceriez par définir vous-même à quoi ressemblerait votre imprimante la plus performante – et rappelez-vous, cela ne signifie pas la même chose que «la plupart des fonctionnalités». Notre modèle d'imprimante hypothétique pourrait être monochrome, avec la prise en charge PostScript pour de beaux travaux d'impression rendus efficacement et un ensemble de polices dont la licence est clairement définie. Il peut avoir une interface de gestion simple basée sur un navigateur, affichant les files d'attente d'impression et les travaux, ainsi que l'état du toner et du tambour. Il peut également communiquer uniquement via IPv4 via un port Ethernet à 100 Mbits / s, car il n'en a pas besoin de plus. Vous ne trouverez certainement pas une imprimante aussi simple, mais cela vous donne une référence à partir de laquelle travailler.

Impression sans fil

Toutes choses étant égales par ailleurs, il est normalement logique de connecter votre imprimante à un réseau câblé. Ethernet est très fiable et plus que suffisamment rapide, et les imprimantes n'ont généralement pas besoin de se déplacer dans le bureau. Dans la pratique, cependant, de nombreuses petites entreprises choisissent de se connecter via le Wi-Fi. Par exemple, la façon dont ils fonctionnent peut signifier qu'ils souhaitent imprimer directement à partir d'appareils mobiles, plutôt que de gérer les commandes et les messages sur un ordinateur conventionnel et de les envoyer via un serveur d'impression traditionnel.

La bonne nouvelle (même si cela ne lui semble pas au départ) est que l'impression Wi-Fi est normalement assez grossièrement implémentée. En particulier, de nombreuses imprimantes de ce type ne prennent pas en charge les opérations sans fil et câblées à la fois – et c'est une bonne chose car cela signifie qu'elles n'agiront pas comme un pont potentiellement exploitable entre votre réseau local sécurisé et vital sur le plan opérationnel et votre réseau plus libre et -réseau sans fil facile. Idéalement, si vous allez utiliser une imprimante via Wi-Fi, vous voudrez la connecter à un routeur autonome qui comprend qu'elle pourrait être utilisée pour imprimer du trafic et qui, par conséquent, a une approche sensée pour permettre aux invités de connectez-vous et accédez à un ensemble de ressources contrôlées.

Soyez prudent avec les routeurs qui incluent leur propre serveur d'impression. Rappelez-vous comment je disais que les conducteurs sont tout à fait capables de gâcher votre journée? Cela peut facilement se produire dans la pile de protocoles de communication qui composent la conversation entre le périphérique client et l'imprimante. Ethernet et Wi-Fi sont eux-mêmes conçus pour récupérer des paquets manquants, mais tous les pilotes d'imprimante ne sont pas aussi capables. La mise en réseau d'une imprimante de bureau bon marché via un port de votre routeur est donc une proposition plus tremblante qu'il n'y paraît au premier abord: vous êtes mieux avec un matériel qui attend un trafic Wi-Fi étrange, interrompu et changeant.

Réduire le gaspillage

Si vous souhaitez réduire la quantité de papier que vous consommez, il est en fait possible de recycler vos anciennes impressions sur place: le système PaperLab d'Epson ingère le papier imprimé, le réduit en peluche puis le reconstitue comme par magie en feuilles fraîches et vierges de A4 ou A3 qui sont prêts à être réutilisés. La machinerie PaperLab est cependant beaucoup trop lourde pour tenir dans un bureau de PME typique, et les coûts de fonctionnement sont franchement effrayants: si une entreprise peut les justifier, c'est probablement uniquement parce qu'ils proviennent d'une partie différente du solde achat feuille à papier.

L'approche la plus économique consiste à remplacer les copies papier par des PDF dans la mesure du possible. Soyez averti, cependant, que, bien qu'il existe une grande variété d'outils de création et de visualisation de PDF, il existe également de nombreux installateurs remplis de bloatware, nagware et carrément de logiciels malveillants. Et une fois que vous avez atteint le point où vous devez investir dans des produits basés sur serveur pour la création et le stockage de PDF restreints et gérés, les équipes de vente s'impliquent, posant des questions gênantes sur la valeur de vos données et le prix devient une cible mouvante.

En bref, il n'est pas surprenant que, même en 2020, nos unités de fusion de toner restent chaudes et nos bûcherons restent occupés. La marche du papier peut être ralentie par des éléments tels que les contrôles centralisés, les quotas d'impression et la comptabilité interne, mais rien n'indique que cela va s'arrêter de sitôt.