Serveur d'impression

Repenser votre pile technologique de continuité – Bien choisir son serveur d impression

Le 21 mai 2020 - 7 minutes de lecture

Depuis le verrouillage du coronavirus, les outils numériques tels que Zoom et Microsoft Teams sont montés en tête de liste des priorités de l'entreprise, jouant un rôle crucial pour garder les gens connectés. Cependant, il existe de nombreux autres outils sur lesquels les organisations comptent pour aider leur personnel tout en travaillant à distance.

Julie Berry, partenaire informatique chez les comptables Saffery Champness, affirme que son entreprise a mis en place une stratégie cloud-first avant la pandémie dans le but d'augmenter l'agilité. Pour lancer cette stratégie, la société avait besoin d'un nouveau système de gestion des documents et elle a immédiatement recherché des produits basés sur le cloud plutôt que des alternatives sur site, qui, selon elle, étaient beaucoup trop lentes.

«Les deux critères clés étaient que nous voulions quelque chose qui pourrait gérer notre courrier électronique et garantir que tout le monde dans l'entreprise puisse trouver le document pertinent dont il avait besoin», dit-elle.

Les gens comptaient sur l'endroit où ils avaient enregistré un document sur un système pour le retrouver à partir du serveur de l'entreprise. Saffery Champness avait donc besoin d'un produit permettant au personnel de rechercher un document. Après un chalutage approfondi, la société a décidé d'opter pour NetDocuments.

«Cela a été extrêmement utile depuis le verrouillage, car cela signifie que nos employés peuvent travailler à domicile et, tant qu'ils ont accès à Internet, ils peuvent accéder au système de gestion des documents», explique Berry.

Différents employés ont besoin d'outils différents

Cela a également contribué à réduire la pression sur la bande passante VPN (réseau privé virtuel) de l'entreprise, car les employés n'ont plus à se connecter aux serveurs de l'entreprise pour accéder aux fichiers.

Nick McQuire, vice-président de la recherche d'entreprise chez CCS Insight, affirme que les VPN n'ont été conçus que pour environ 20% de la plupart des effectifs. «Une entreprise à qui j'ai parlé a dû envisager d'encourager les travailleurs à travailler à différents moments de la journée pour alléger les contraintes de son VPN», dit-il. Statistiques du cloud technologique

CCS Insight a constaté une augmentation de 100% de l'utilisation des applications de partage de documents et de collaboration pendant la pandémie. Mais il y a clairement recours à des outils autres que la vidéoconférence. Différents employés auront besoin de différents types d'outils pour les aider à travailler à distance, et il appartient aux organisations de s'assurer que ces outils peuvent être déployés en toute sécurité et sans pression sur la bande passante VPN, explique McQuire.

Le cabinet d'avocats multinational King & Wood Mallesons a récemment migré vers iManage Cloud. Darren Brown, responsable informatique en Europe et au Moyen-Orient, explique que cela a aidé à travailler à domicile, à maintenir les performances et les temps de réponse, et à éviter les problèmes de bande passante VPN, qui auraient pu survenir si le réseau et les systèmes de l'entreprise n'avaient pas été activés pour le cloud.

«IManage est un outil essentiel pour nos avocats, fournissant un dossier électronique complet. Il est donc essentiel que la plate-forme soit accessible lorsque vous travaillez à distance pour répondre aux besoins de nos clients à tout moment », explique Brown.

«Avec iManage Cloud, cet accès est réalisable avec une connexion Internet et aucun besoin complexe de VPN, garantissant à chacun la possibilité de voir et de travailler sur les informations les plus récentes et les plus pertinentes selon les besoins.»

Les services Microsoft en tête des listes distantes

Le cabinet d'avocats utilise également Microsoft Intune pour pousser des applications vers les téléphones mobiles, y compris le système de gestion de documents iManage, Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Elite Finance System, Microsoft Authenticator et un système de réservation de congés annuels.

«Ces outils garantissent que nous sommes en mesure de fournir un environnement sécurisé et performant qui reproduit l'expérience utilisateur au bureau, y compris la téléphonie, sans redirection complexe des appels, enregistrement du temps et gestion des affaires», explique Brown.

«La majorité de la suite d'applications étant basée sur le cloud, l'ensemble de produits Microsoft s'intègre de manière transparente entre eux et avec d'autres produits via une connexion unique et n'a nécessité qu'une petite quantité de formation supplémentaire, permettant aux avocats de se concentrer sur nos clients et leur informatique. de continuer à travailler sur les activités de statu quo. "

L'intégration avec Microsoft Office 365 ou d'autres applications de messagerie clés est l'un des principaux domaines dans lesquels les organisations semblent s'efforcer d'aider au travail à distance, tout en obtenant d'autres avantages à long terme.

Par exemple, le cabinet d'analystes Forrester a interviewé des clients Adobe Document Cloud et Microsoft Office 365 et a calculé que le retour sur investissement potentiel de l'intégration des deux applications serait de 7,4 millions de livres sterling sur trois ans. Les clients ont déclaré avoir économisé du temps et des coûts dans des domaines tels que l'inscription numérique, l'impression, la livraison et la gouvernance.

Les produits de signature électronique qui permettent une capture de consentement rapide, facile et sécurisée sont la clé de ces avantages. Forrester a constaté qu'Adobe Sign économise 5 £ et 1,5 heure par transaction, et environ 444 000 £ en coûts de papier annuels.

Comment la technologie à distance a accéléré sans papier

Les avantages supplémentaires de l'intégration pendant le travail à distance sont que les employés n'ont pas besoin d'imprimer des copies de documents inutilement ou de passer du temps à numériser des lettres signées; certains employés peuvent ne pas avoir accès à des imprimantes ou à des scanners à domicile. De plus, les clients sont plus susceptibles de répondre rapidement s'ils peuvent signer des documents par voie électronique.

Les développeurs de Rest Less, un site Web dédié à l'aide aux plus de 50 ans, utilisent un certain nombre d'outils pour aider pendant que le personnel travaille à distance. Ceux-ci incluent Atlassian’s Confluence, un logiciel de collaboration, et Atlassian’s Jira, un outil de développement de logiciels.

Une entreprise à qui j'ai parlé a dû envisager d'encourager les travailleurs à travailler à différents moments de la journée pour alléger les contraintes sur son VPN

«Nous les utilisions avant la pandémie, car nous avions déjà des équipes distantes, alors que d'autres peuvent utiliser un tableau et des notes post-it et des choses comme ça, nous avons Jira que nous partageons pour suivre les progrès», explique Rest Less cofondatrice et directrice de la technologie, Sara Stephens.

Depuis le verrouillage, l'équipe a raté le tableau blanc et a donc commencé à utiliser le logiciel de diagramme Draw.io et le partage d'écran avec Google Meet, ce qui a aidé à reproduire l'interaction personnelle et à permettre la création de diagrammes de flux et de diagrammes de processus.

Steve Clarke, directeur principal des canaux de communication chez Virgin Atlantic, a déclaré que la compagnie aérienne a déployé Workplace à partir de la bibliothèque de connaissances de Facebook pour tenir les employés informés de COVID-19. «Nous l'utilisons pour fournir des détails sur les réglementations gouvernementales ainsi que sur les politiques spécifiques et les questions fréquemment posées concernant Virgin Atlantic», dit-il.

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