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Message du Conseil: Sans papier: un voyage qui vaut la peine – Serveur d’impression

Le 2 avril 2020 - 7 minutes de lecture

En tant que participant et cadre de longue date dans l'industrie des technologies de l'information, j'ai été témoin de nombreux changements, changements et perturbations dus à l'avancement continu de la technologie. Les innovations phénoménales comme les smartphones et les ordinateurs mobiles, le commerce électronique omniprésent, le cloud computing et les voitures autonomes sont toutes des avancées technologiques qui semblaient être des fantasmes futuristes pour beaucoup avant de devenir de nouvelles réalités.

Pourtant, certaines visions technologiques prennent plus de temps à se matérialiser que d'autres. Le «bureau sans papier» est peut-être l'un de ces changements de paradigme en retard.

Les vieilles habitudes ont apparemment la vie dure. Nous parlons du bureau sans papier littéralement depuis des décennies, mais l'employé de bureau moyen utilise encore quelque 10 000 feuilles de papier par an. Selon The Paperless Project (via Medium), les sociétés américaines "dépensent plus de 120 milliards de dollars en formulaires imprimés, dont la plupart deviennent obsolètes en trois mois".

Ne vous méprenez pas: de nombreuses organisations et la plupart des grandes entreprises ont fait de grands progrès pour supprimer ou au moins réduire le papier de leurs processus commerciaux. Pourtant, dans mon esprit, les progrès n'ont pas été assez rapides, surtout compte tenu des énormes avantages que le passage au sans papier peut apporter. En effet, passer du papier au numérique est une étape cruciale dans la transformation numérique que la plupart des entreprises déclarent vouloir réaliser.

D'après mon expérience, cependant, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises ne réalisent pas la transformation numérique et, en particulier, la numérisation des processus commerciaux sur papier. La peur de l'inconnu et la peur de l'échec peuvent geler de nombreuses organisations. Des priorités concurrentes pour les dollars informatiques peuvent également placer des initiatives de numérisation importantes en veilleuse. Les entreprises peuvent opter pour des ressources pour développer de nouvelles applications qui, selon elles, peuvent générer de nouvelles sources de revenus plutôt que de réorganiser les processus existants chargés de papier pour améliorer l'efficacité et économiser de l'argent.

Pourtant, en tant que président du conseil d'administration d'un important fournisseur de technologies PDF basé dans la Silicon Valley pour l'ensemble des solutions destinées aux utilisateurs finaux, à l'automatisation d'entreprise et aux développeurs, je suis parfaitement conscient des avantages que les entreprises peuvent obtenir en passant à des processus commerciaux automatisés et sans papier. De plus, les nouvelles technologies comme l'intelligence artificielle et les signatures électroniques rendent le passage aux processus sans papier plus facile et plus productif que jamais.

Voici quelques-uns des avantages que vous pourriez constater en déplaçant votre entreprise vers des documents et formulaires sans papier:

• Économisez de l'argent et une énorme quantité d'espace de stockage.

• Rationalisez et accélérez les processus commerciaux critiques.

• Activer le libre-service client.

• Rendez l'accès aux documents et aux informations plus rapide et plus facile.

• Réduisez le temps et les coûts d'édition, de modification et de redistribution des documents et des formulaires.

• Protégez les documents contre la perte ou, pire, la destruction.

• Améliorez la sécurité de vos données et informations confidentielles.

• Réduisez les cycles d'approbation.

Il existe essentiellement deux approches pour passer au papier. La plupart des entreprises utiliseront probablement les deux. L'une consiste à convertir les documents papier existants au format numérique. L'autre n'utilise pas de papier en premier lieu.

Si votre entreprise possède de nombreux registres et documents papier ou continue de recevoir beaucoup de papier par courrier, télécopie et autres sources, vous devez installer une solution logicielle de scanner et de serveur hautes performances pour convertir le papier en images numérisées, puis en documents PDF numériques. PDF est la seule norme qui vous permet de créer des documents à partir de pratiquement n'importe quel logiciel qui s'imprimera. Vous pouvez créer des formulaires avec des champs à remplir pour collecter les données saisies. Tout aussi important, en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères, vous pouvez transformer des PDF numérisés en documents consultables par texte pouvant s'intégrer dans les processus métier. De plus, les fichiers PDF s'intègrent facilement aux systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), ce qui simplifie la gestion.

De nouvelles solutions d'intelligence artificielle peuvent désormais accélérer le traitement de ces documents et des informations qu'ils contiennent, faisant passer la transformation sans papier à de nouveaux niveaux. Un logiciel d'IA peut regarder un document, par exemple, et identifier qu'il s'agit d'une facture et l'acheminer vers les comptes créditeurs. Des solutions d'IA plus avancées peuvent faire plus, extrayant des informations de l'intérieur du document pour un traitement automatisé.

Dans de nombreux cas d'utilisation, les organisations éliminent le papier dès le départ. Ils créent, par exemple, des formulaires PDF interactifs accessibles via le Web et les applications mobiles. Les clients, partenaires et employés complètent les documents en ligne, accélérant considérablement le processus commercial sous-jacent et améliorant les niveaux de satisfaction. Une entreprise ou un organisme gouvernemental peut enregistrer le formulaire numérique rempli pour ses enregistrements tout en extrayant les données des formulaires et en les saisissant dans un référentiel centralisé.

Si un contrat commercial ou un document officiel nécessite des signatures, l'avènement de la technologie de signature électronique basée sur le cloud facilite et accélère la réalisation. Le logiciel peut rendre le processus de collecte de plusieurs signatures entièrement automatisé, en envoyant un contrat par courrier électronique à plusieurs signataires successivement jusqu'à ce que toutes les signatures aient été collectées.

La transition du papier vers des processus commerciaux sans papier n'est pas une mince affaire. Selon la complexité et la portée du changement, il existe des exigences de planification des activités et des processus, des coûts d'ingénierie logicielle et des besoins de gestion du changement des employés. Aucun changement commercial axé sur la technologie n'est dépourvu d'un certain niveau de risque et de coût.

De nombreuses initiatives de numérisation sont soit mortes, soit réussies avant de commencer. Si les principaux dirigeants et gestionnaires sont pleinement alignés et investis dans le changement, les chances sont bonnes que l'initiative réussisse. Sinon, l'inverse est vrai. Une organisation doit bien comprendre et cartographier les investissements et les changements qui seront nécessaires. Il doit définir les applications, le matériel, les modifications du centre de données, les améliorations de la sécurité et les ajustements du flux de travail qui seront nécessaires.

Dans le cadre d'une initiative de transformation majeure, les entreprises devraient envisager de créer un groupe de travail représentant toutes les équipes et les processus de travail impliqués. En fonction des ressources internes, l'organisation devra soit affecter l'équipe de mise en œuvre, soit, dans certains cas, décider des ressources externes nécessaires.

Néanmoins, la transition vers l'automatisation sans papier est riche en avantages pour pratiquement toutes les entreprises, en particulier pour les organisations qui dépendent fortement des formulaires et des contrats, tels que les soins de santé, les services financiers, les cabinets d'avocats, les assurances et le gouvernement. Il appartient à chaque manager de rechercher ce qu'il peut réaliser en accélérant son parcours vers une entreprise sans papier.

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