Comment garantir la cohérence lors de la mise à l'échelle des solutions edtech – Bien choisir son serveur d impression

L'évolutivité est essentielle dans le monde technologique en évolution rapide d'aujourd'hui. De nouveaux employés et étudiants arriveront inévitablement; davantage de documents et de données devront être stockés; et les logiciels et le matériel de cette année devront être mis à jour. C’est pourquoi les organisations exigent des technologies qui peuvent évoluer à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins changeants, parallèlement aux pics saisonniers et inattendus.

Neil Watkins, directeur de Think IT, le cadre de passation des marchés publics pour les TIC, considère que la planification et l'élaboration d'une stratégie sont essentielles à une mise à l'échelle efficace, en particulier mais pas exclusivement dans le secteur scolaire. Il déclare: «La plupart des écoles et des fiducies multi-académiques (MAT) n’ont pas de stratégie TIC sur trois ans. Si vous n'avez pas de stratégie, vous prenez des décisions d'achat réactives, soit lorsque quelque chose ne va pas (par exemple, nous avons besoin d'un nouveau serveur maintenant ou l'école cessera de fonctionner) ou lorsque vous avez un budget supplémentaire, alors vous allez achetez un tas d'iPads / Chromebooks / robots / imprimantes 3D – supprimez le cas échéant. »Neil a constaté que lorsque les écoles ont une stratégie, elle est généralement centrée sur une« liste de souhaits »technologique – comme le câblage CAT-6 et les points d'accès XYZ-32. dans le bloc scientifique. Il dit: «Très rarement, ils pensent aux« résultats »qu’ils veulent que la technologie leur apporte. Une fois que vous savez ce que vous voulez faire, vous avez besoin d'un plan. Vous ne pouvez pas commencer le «scaling» sans celui-ci, ou les roues se détacheront rapidement. »

Planifier à l'avance peut certainement aider les organisations à éviter les coûts inattendus.

Par exemple, lorsque University College London a décidé de choisir un système de communication unique, ils ont choisi Microsoft Lync 2013, puis ont mis à niveau vers le remplacement de Microsoft, Skype Entreprise. Mais bien sûr, de nouveaux utilisateurs devraient être ajoutés à l'avenir, et pour s'assurer qu'ils n'auraient pas à se soucier des coûts cachés, leurs chefs de projet informatiques GCI ont organisé pour eux un prix annuel fixe par abonnement utilisateur pour les utilisateurs supplémentaires, payable à mesure que de nouveaux membres du personnel se sont joints à l'organisation.

L'évolutivité est également cruciale dans les domaines où la demande change tout au long de l'année.

Un exemple réside dans l'utilisation du téléphone: dans les écoles, les lignes téléphoniques sont occupées pendant la durée des cours, calmes pendant les vacances. Dans les universités, les lignes téléphoniques peuvent chauffer au rouge pendant les semaines de compensation. Chaque année, à partir du matin de la journée des résultats de niveau A, l'Université de Southampton peut recevoir plus de 10 000 appels. L'université a constaté que faire face à cette pointe exigeait des investissements importants dans le matériel physique RNIS, mais ce n'était qu'une demande temporaire et pourrait laisser peu de place pour des besoins de capacité supplémentaires dans la journée. Par conséquent, de nombreux appels sont restés sans réponse et sans possibilité de laisser un message, ce qui a entraîné la frustration des candidats et un niveau de service inférieur pour les futurs étudiants.

Les services corporatifs de Daisy ont été commandés pour vous aider. Ils ont proposé d'utiliser la technologie cloud pour le traitement des appels et l'atténuation des goulots d'étranglement causés par l'équipement existant et les entrées. En passant à une solution gérée dans le cloud, l'université atténuerait le processus coûteux et laborieux d'installation de matériel supplémentaire et bénéficierait d'une solution qui peut évoluer à la hausse comme à la baisse en fonction de l'évolution de la demande. Nick Hull, directeur associé (responsable des admissions) à l'Université de Southampton, explique que la mise à l'échelle de la technologie aide également le personnel universitaire à planifier d'autres ressources: «Nous sommes désormais en mesure d'utiliser les données générées par la solution pour informer les niveaux de dotation et les campagnes de marketing pour les années à venir et évaluons comment nous pourrions autrement utiliser la solution au profit des candidats et des étudiants actuels. »

Les solutions techniques complexes ont toujours un prix, que ce soit dans la mise en œuvre, les compétences du personnel ou le coût de la maintenance – John Herd, gestionnaire de réseau, University Campus Suffolk

Le stockage est un domaine de préoccupation clé pour les universités en termes d'évolutivité. Le campus universitaire de Suffolk (UCS) était confronté à un réseau de stockage (SAN) qui n'était pas fiable, provoquant des perturbations et des pannes.

Il avait besoin d'une nouvelle solution de stockage qui serait stable, évolutive et rentable.

Le SAN a subi deux échecs catastrophiques et, en conséquence, l'institution a décidé de migrer vers deux systèmes de stockage Fujitsu ETERNUS DX80 en un seul week-end, offrant 100 To de stockage modulaire et de sauvegarde. John Herd, gestionnaire de réseau, University Campus Suffolk, déclare: «Avec deux SAN plutôt qu'un, nous sommes en mesure d'équilibrer la charge de service de manière plus élégante et de garantir la résilience du personnel et des étudiants, ce qui constitue une avancée positive pour l'université.» Mais il prévient: «Les solutions techniques complexes ont toujours un prix, que ce soit dans la mise en œuvre, les compétences du personnel ou les coûts de maintenance.»

Les MAT, les collèges et les universités en expansion sont confrontés au défi de devoir disposer de l'infrastructure sous-jacente sur plusieurs sites. La King’s School de Canterbury s’étend dans de nouveaux bâtiments autour de Canterbury, en plus d’ouvrir un site à Shenzhen, en Chine. «Lorsque j'ai rejoint l'équipe en 2012, nous avions 80 points d'accès», explique Simon Reynolds, gestionnaire de réseau. «Nous en sommes maintenant à 380 et grimpons. Le changement a été spectaculaire. »Le fait d’avoir une architecture Aruba évolutive offre une plate-forme flexible pour l’environnement d’enseignement de l’école. Cela permet à l'école «d'intégrer parfaitement les dernières technologies sans endommager le patrimoine de l'école».

Neil Watkins commente: «La mise à l'échelle devrait en théorie être facile. Vous créez une architecture de modèle telle qu'un modèle de cloud hybride avec un serveur sur site pour des solutions locales, comme la porte d'entrée et la gestion de l'impression; Microsoft ou Google pour vos solutions de productivité; une sauvegarde basée sur le cloud et une politique standard pour les appareils des utilisateurs finaux. »Vous avez ensuite besoin d'une« bonne connectivité pour prendre en charge le trafic sans cesse croissant; une bonne infrastructure, en particulier le wifi et la sécurité, et des personnes formées. »

Mais qu'en est-il de la technologie de l'éducation elle-même? Certaines organisations à but non lucratif commencent à opérer des changements durables en créant une technologie véritablement évolutive dans le monde entier. En 2019, l'organisation à but non lucratif britannique onebillion a remporté un prix X de 5 millions de dollars américains pour développer davantage son application appelée onecourse, cherchant à améliorer les compétences en littératie et en numératie dans divers contextes avec différentes cohortes d'enfants et au-delà des frontières du pays. L'alliance Unlocking Talent s'efforce actuellement de déployer cette action pour aider le plus de personnes possible, dans l'espoir d'améliorer les résultats de 330 millions d'enfants qui quittent l'école primaire tout en étant incapables de lire ou de faire des mathématiques de base (UNESCO, 2017). Le gouvernement du Malawi l'utilise maintenant dans 100 écoles primaires du pays.

Quelle est la leçon pour les petites organisations? Cette mise à l'échelle implique la formation de masses d'utilisateurs finaux. Neil Watkins déclare: «C'est un domaine qui est massivement sous-estimé dans de nombreux projets de mise à l'échelle. Ils supposent simplement que les utilisateurs «l’obtiendront et s’en serviront», mais ce n’est pas le cas. Si vous n'avez pas alloué une partie importante de votre budget à cela, il y a une forte probabilité d'échec. »Dans ce cas, cela fonctionne. Une étude de l’université de Nottingham sur l’application d’un milliard utilisée dans 14 écoles primaires du Malawi a montré qu’elle pouvait prévenir les écarts entre les sexes en mathématiques – où les garçons surpassent initialement les filles. De plus, les deux sexes apprennent désormais aussi bien en lecture qu'en mathématiques à l'aide des applications. L'avenir est plus brillant lorsqu'il est évolutif – et lorsque tout le monde est à bord.

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