Serveur d'impression

Transparence d'impression – Pourquoi votre organisation en a besoin par Drew Smith – Bien choisir son serveur d impression

Le 22 janvier 2020 - 6 minutes de lecture

Saviez-vous qu'entre 37 et 41% des dépenses liées aux imprimantes ont tendance à éviter l'approbation formelle de l'approvisionnement? De plus, 90% des entreprises ne connaissent pas leurs dépenses d'impression de bureau. Ces statistiques associées à une main-d'œuvre en évolution et à des problèmes de sécurité prouvent pourquoi il est si important de comprendre clairement comment votre organisation imprime et élabore un plan. La façon dont les employés d'une organisation impriment est propice à l'environnement de communication global au sein du bureau

Vous trouverez ci-dessous des façons dont les organisations peuvent détecter les inefficacités et accroître la transparence de leurs protocoles d'impression pour améliorer la communication au bureau.

Accessibilité

Avec des modalités de travail plus flexibles et l'augmentation du nombre de télétravailleurs, la capacité des employés à accéder aux documents et à les imprimer en déplacement est essentielle à des flux de travail efficaces. L'un des outils que nous déployons actuellement pour les clients est l'impression de suivi. Cette solution permet à l'utilisateur d'accéder à plusieurs appareils sur plusieurs sites et d'imprimer à la demande en fonction de sa propre file d'attente personnelle. En accédant à un appareil avec un code PIN ou un badge, les utilisateurs fournissent une piste d'audit de l'utilisation de l'équipement et ont un accès pratique aux informations dont ils ont besoin. Les services informatiques peuvent également réguler la durée pendant laquelle les documents sont conservés dans la file d'attente avant d'être purgés du serveur.

Sécurité

Vos données clients et informations propriétaires doivent être protégées. C'est ce qui rend votre entreprise unique et fonctionne bien. Tout le monde dans une organisation n'a pas accès à toutes les informations; dans cette logique, nous ne devrions pas trouver de documents confidentiels accessibles à quiconque utilise le copieur. Il s'agit d'un phénomène courant dans de nombreux types d'organisations. Chez Copiers Plus, nous aidons les organisations à respecter les réglementations et les meilleures pratiques en matière de sécurité des documents, telles que l'exigence d'informations de connexion individuelles et d'options d'impression privées qui ne libèrent pas les travaux d'impression à moins que des informations d'identification adéquates ne soient fournies sur un appareil.

Comprendre le coût

De la même manière que les organisations peuvent voir leur facture de téléphone et voir qui a utilisé trop de Go de données au dernier cycle, vous devriez pouvoir consulter un rapport de volume d'impression par utilisateur et voir s'il y a des anomalies. L'impression justifiée n'est pas une préoccupation, bien que des pics sans précédent non étayés par la demande des entreprises devraient déclencher une conversation et une enquête. Si un employé imprime des dépliants pour son activité secondaire, c'est quelque chose que vous ne voudriez pas passer inaperçu.

L'utilisation des couleurs est un autre domaine souvent examiné et examiné par les entreprises. Nous proposons plusieurs solutions, de la désactivation de la couleur pour certains utilisateurs à l'activation d'une tarification au niveau des couleurs qui permet à une organisation d'avoir des couleurs rentables basées sur la quantité d'encre sur une page. Par exemple, si vous avez juste besoin d'un logo sur la page, ce serait un faible coût, mais si vous avez besoin de photographies ou de graphiques en couleur, ce peut être un niveau moyen ou élevé.

Identifiez les imprimantes coûteuses

Si votre organisation utilise des imprimantes à jet d'encre, il est fort probable que vous dépensez trop. Les imprimantes à base d'encre sont conçues pour servir un petit volume et ont des coûts par page très élevés. L'employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier copie chaque année. Même si vous faites un dixième de cela, souvent, l'avantage de passer d'un équipement à base d'encre à un équipement à base de toner vous fera économiser de l'argent. L'une des façons dont nous pouvons aider les organisations avec plusieurs appareils répartis dans un bâtiment est d'implémenter l'impression basée sur des règles. Cette solution achemine automatiquement les travaux d'impression vers le périphérique le plus économique en fonction de facteurs tels que l'utilisation des couleurs et le nombre de pages.

Il existe de nombreuses façons d'améliorer la transparence d'impression sur votre lieu de travail. La meilleure partie est que vous n’avez pas à le faire seul. Si vous avez une question ou souhaitez de l'aide pour mettre en œuvre certaines des stratégies mentionnées ci-dessus, n'hésitez pas à nous contacter! De plus, nous offrons une analyse d'impression gratuite qui comprend un rapport complet du coût de votre impression et même ventilé par utilisateur. Planifiez votre évaluation aujourd'hui ici, ou appelez-nous au 800-648-7081.

Pour planifier votre évaluation gratuite, contactez-nous au 800-648-7081 ou visitez notre site Internet.

Drew Smith est actuellement directeur des communications pour Copiers Plus. L'entreprise est spécialisée dans la modernisation de l'équipement de bureau et l'augmentation de l'efficacité des communications sur le lieu de travail dans tout l'État de Caroline du Nord. Pour en savoir plus sur la manière dont Copiers Plus offre à ses clients des solutions documentaires innovantes et une transparence d'impression améliorée, visitez copiers-plus.com. Drew aimerait avoir de vos nouvelles à [email protected]

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