11 façons d'éviter une catastrophe de stockage de données – Un bon serveur Minecraft

Tracy Teal était une étudiante diplômée lorsqu'elle a exécuté ce qui aurait dû être une commande de routine dans son terminal Unix: rm −rf *. Cette commande demande à l'ordinateur de supprimer récursivement tout ce qui se trouve dans le répertoire en cours, y compris tous les sous-répertoires. Il y avait juste un problème – elle était dans le mauvais répertoire.

À l'époque, Teal étudiait la linguistique informatique dans le cadre d'une maîtrise en biologie à l'Université de Californie à Los Angeles. Elle avait passé des mois à développer et exécuter des logiciels de simulation et était enfin prête à commencer son analyse. La première étape a consisté à «nettoyer les données et à s'organiser», dit-elle. Au lieu de cela, elle a supprimé tout son projet. Et contrairement au filet de sécurité offert par les poubelles des systèmes d'exploitation Windows et Macintosh, il n'y a aucun moyen de se remettre de l'exécution rm. Sauf si vous avez une sauvegarde.

Dans le monde numérique, la sauvegarde des données est essentielle, qu'il s'agisse de selfies pour smartphone ou d'ensembles massifs de données de séquençage du génome. Les supports de stockage sont fragiles et échouent inévitablement – ou sont perdus, volés ou endommagés.

Les options de sauvegarde vont des clés USB et des services de stockage de données basés sur le cloud aux énormes serveurs institutionnels sur bande magnétique, les chercheurs en exploitant généralement plusieurs. Mais toutes ces stratégies n'ont pas les mêmes avantages, et les scientifiques doivent découvrir ce qui leur convient le mieux en fonction de la nature et du volume de leurs données, de la disponibilité des ressources de stockage et des préoccupations concernant la confidentialité des données.

Dans le cas de Teal, l'automatisation a sauvé la situation. Le serveur sur lequel elle travaillait était régulièrement sauvegardé sur bande et les «informaticiens très sympathiques et serviables» du service d'assistance informatique des sciences de la vie de son département ont pu récupérer ses fichiers. Mais la situation était particulièrement embarrassante, dit-elle, parce que Teal – qui est maintenant directeur exécutif de The Carpentries, une organisation à but non lucratif à San Francisco, en Californie, qui organise des ateliers sur le calcul scientifique – avait auparavant travaillé pour les technologies de l'information (TI) équipe. C'était «comme si le sauveteur devait être secouru», dit-elle.

Voici 11 conseils qui pourraient rendre les catastrophes potentielles de perte de données un peu moins douloureuses.

1. Appliquez la règle 3-2-1

La règle générale à suivre pour effectuer des sauvegardes de données, explique Michael Cobb, directeur de l'ingénierie chez DriveSavers, une entreprise de récupération de données à Novato, en Californie, est «3-2-1»: «Il s'agit de trois copies, [on] deux supports différents, un hors site. »Vous pouvez, par exemple, conserver des copies sur votre ordinateur personnel, un disque dur externe et le service de synchronisation de fichiers basé sur le cloud Dropbox (12,50 $ US par utilisateur chaque mois, pour 3 utilisateurs ou plus) et 3 téraoctets de stockage). «C'est une rubrique à laquelle s'inspirer, pas une loi», note Elizabeth Wickes, une informaticienne de l'Université de l'Illinois à Urbana – Champaign – des données précieuses peuvent nécessiter des précautions supplémentaires.

2. Parlez aux spécialistes

Votre institution emploie des personnes pour réfléchir aux données à plein temps, alors parlez-leur, conseille Juliane Schneider, qui dirige la conservation des données chez Harvard Catalyst à Boston, Massachusetts. Votre centre de recherche-informatique peut offrir des systèmes de sauvegarde institutionnels gratuits ou peu coûteux; votre bibliothécaire peut vous aider à élaborer une stratégie de gestion des données; et votre bureau des subventions peut vous conseiller sur les exigences des organismes de financement, y compris comment et pendant combien de temps les données doivent être conservées. «Ils veulent vous aider à conserver vos données – surtout si vous avez une subvention», dit-elle.

3. Gérez vos données

Des sauvegardes fiables nécessitent une gestion intelligente des données. Référencement de la méthode d'organisation mise au point par Marie Kondo, consultante japonaise en art de vivre et auteur de La magie du rangement qui change la vie (2014), Ciera Martinez, scientifique des données à l'Université de Californie à Berkeley, conseille de demander à chaque fichier: «Est-ce que cela doit être stocké?», Ajoute Teal en riant: «Vous ne pouvez pas simplement conserver les données qui vous apporter de la joie! "

Établir des conventions sur la dénomination et l'organisation des fichiers – par exemple, chaque projet obtient son propre dossier; que les données et le code entrent dans des sous-répertoires dédiés; et que chaque dossier de projet comprend un fichier qui documente les objectifs, les méthodes, les métadonnées et les fichiers du projet. Planifiez où et comment les données sont sauvegardées et développez un calendrier – quotidien ou hebdomadaire, par exemple – pour ce faire.

Les données brutes doivent toujours être enregistrées, mais les fichiers de traitement intermédiaires peuvent souvent être supprimés. Des ensembles de données massifs nécessitent une réflexion particulière: certains fournisseurs basés sur le cloud plafonnent la taille des fichiers stockés, et les coûts de transfert et de stockage des données peuvent devenir prohibitifs.

4. Protéger la confidentialité

Les données recueillies auprès des patients ou des étudiants sont souvent limitées, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être stockées n'importe où. Dans son établissement, explique Wickes, les chercheurs disposent de plusieurs options basées sur le cloud pour la sauvegarde des données, mais une seule est approuvée pour une utilisation avec des données sensibles. L'équipe informatique de votre service peut vous conseiller. «Le non-respect de la protection des données peut être très grave. Vous pourriez faire face à des sanctions financières ou perdre la capacité de mener des recherches », explique Wickes.

5. Automatisez la sauvegarde

Lors des sauvegardes, l'automatisation est la clé. Kelly Smith, généticienne cardiaque à l'Université du Queensland à Brisbane, en Australie, a accès à un lecteur réseau partagé qui est copié sur bande. Elle avait l'habitude de déplacer ses fichiers vers le lecteur manuellement, mais seulement tous les mois; en cas de panne du disque, des fichiers plus récents pourraient être perdus. Un système de sauvegarde automatisé basé sur le cloud appelé Druva inSync, de la société de protection des données Druva à Sunnyvale, en Californie, résout désormais ce problème. «C'est une chose de moins dont je dois m'inquiéter», dit-elle.

«Il ne faut pas y penser», explique Teal. "Parce que lorsque vous êtes le plus stressé, c'est quand les choses vont mal et quand vous avez oublié les sauvegardes des trois derniers mois."

6. Protéger les données brutes

Toutes les données sont précieuses, mais les données brutes sont irremplaçables: la seule façon de les recréer est de relancer l'expérience. Ceux-ci doivent donc être sauvegardés – et conservés en tant que fichiers en lecture seule. Wickes a dû une fois tuer un projet car elle a ouvert un fichier crucial dans Microsoft Excel, qui a automatiquement formaté une colonne, modifiant les valeurs et ruinant l'ensemble de données sous-jacent. Alors, protégez vos données brutes, explique Martinez, «quoi qu'il arrive».

7. Rendre la sauvegarde réalisable

Un plan de gestion des données doit être facile à suivre pour les nouveaux membres du laboratoire, ainsi que pour les post-doctorants qui font la nuit blanche. "Vous pourriez dire:" Oh, c'est un système parfait. "Bon, maintenant, allez-vous le faire à 3 heures du matin, après avoir travaillé pendant 24 heures sur quelque chose? Allez-vous le faire lorsque vous êtes en train de vous battre avec un problème de code? ", A déclaré Wickes. Discutez de la stratégie en équipe et assurez-vous qu'elle est réalisable. Ensuite, comme vous le feriez pour votre congélateur à -80 ° C, simulez ce qui se passerait en cas de catastrophe: quelles données perdriez-vous et à quelle vitesse pourriez-vous récupérer? «À tout le moins, une expérience de réflexion serait précieuse», explique Teal.

8. Testez régulièrement les sauvegardes

Ne présumez pas que vos sauvegardes fonctionnent: testez-les. Pouvez-vous ouvrir vos fichiers? Avez-vous les applications, les identifiants de connexion et les clés d'enregistrement nécessaires pour les exécuter? Le service informatique départemental de Wickes offre au personnel un compte gratuit sur CrashPlan de Code42 Software à Minneapolis, Minnesota, qui automatise les sauvegardes dans le cloud. Un jour, Wickes a décidé de tester sa sauvegarde, mais a constaté qu'elle avait cessé de se synchroniser six mois plus tôt. «J'allais bien parce que j'avais aussi une sauvegarde Time Machine locale», dit-elle, se référant au système de sauvegarde d'Apple pour les ordinateurs exécutant son système d'exploitation Macintosh. Réitérant le conseil qu'il a donné dans l'astuce 1, Cobb dit: «Donc, sauvegarde 3-2-1, puis restaurez [some key files]. Et testez-le sur un autre ordinateur, dans une autre pièce, sur un autre appareil – car si le pire des cas se produit, vous n'aurez pas votre appareil. "

9. Attendez-vous à l'inattendu

La vie arrive. Cobb – qui a perdu tous ses biens personnels dans un incendie de forêt en 2017 – avait un client qui stockait un rack de 96 disques durs sous un arroseur de contrôle de tir. Un jour, l'arroseur a sauté et les disques ont été inondés d'eau. «Aucune de ces données n'a été sauvegardée», dit-il. Leslie Vosshall, neurobiologiste à l'Université Rockefeller de New York, a presque perdu ses données de séquençage du génome des moustiques en 2012 lorsque ses serveurs de sous-sol ont été inondés à la suite de l'ouragan Sandy. De tels événements sont inévitables mais peuvent souvent être anticipés – recherchez donc les vulnérabilités. Il y a environ un an et demi, le bureau de Cobb a été ébranlé par un petit tremblement de terre – ce qui n’est guère une surprise en Californie. Une photo de l'ancien président américain et ancien client, Gerald Ford est tombée du mur et a frappé son ordinateur portable "juste à droite", brisant l'écran. «Après cela, je me suis dit:« Je ferais mieux de déplacer les choses, donc je suis mieux préparé ».»

10. Gardez une sauvegarde hors ligne

Les périphériques de sauvegarde connectés à Internet sont pratiques: les données sont instantanément disponibles. Mais ces appareils sont également instantanément vulnérables aux erreurs des utilisateurs et aux logiciels malveillants (malware). Craig Rager, directeur de la technologie chez Data Mechanix, une entreprise de récupération de données à Irvine, en Californie, dit que beaucoup de ses clients ont subi des attaques de ransomware, dans lesquelles un virus chiffre le disque dur d'un ordinateur, le rendant inutilisable. Un disque de sauvegarde, qu'il soit connecté à l'ordinateur directement ou via un réseau, peut également être touché lors d'une telle attaque, note-t-il. «Parce que vous ne pouvez jamais éliminer cette menace à 100%, la seule chose que vous pouvez vraiment faire est d'avoir un appareil que vous sauvegardez, qui est ensuite mis hors ligne ou inaccessible à votre réseau», par exemple, en étant éteint.

11. Planifiez à l'avance

En fin de compte, vos données doivent être disponibles à l'avenir. Alors, pensez au «futur vous», dit Teal. Tenez compte du support sur lequel vos données sont enregistrées et des applications que vous utilisez pour les ouvrir. Essayez de rester à jour. Une grande partie des premières données de Vosshall sont stockées dans un format de disque obsolète, dit-elle, ce qui signifie qu'elles sont sauvegardées mais inaccessibles. "Je devrais aller dans un magasin d'antiquités pour trouver un lecteur." Même le cloud n'offre aucune garantie: les entreprises de stockage de données peuvent modifier leurs priorités commerciales, ou vous pourriez tout simplement perdre l'accès à votre compte. Assurez-vous donc de conserver une sauvegarde locale – ou, au moins, de sauvegarder vos données sur des services indépendants. "Les gens vont demander:" Vous voulez dire que vous ne faites pas confiance à Google Docs? "", Explique Wickes. "Il ne s'agit pas nécessairement de faire confiance à Google Docs, mais de faire confiance à ce que vous ne perdez pas l'accès."