Comment les entreprises peuvent tirer le meilleur parti d'un scanner de bureau – Serveur d’impression

L'essor du courrier électronique et de la messagerie instantanée a peut-être décimé le courrier du matin, mais allez dans n'importe quel bureau et vous le trouverez toujours encombré de paperasse. Comme nous passons plus de temps à lire et à répondre à la correspondance numérique, nous avons de moins en moins à dépenser pour le traitement des imprimés.

Il ne s'agit pas uniquement du courrier entrant. Les documents existants doivent souvent être conservés à des fins de conformité légale ou de référence, et de nombreuses entreprises investissent dans le stockage d'archives sécurisé pour les ressources papier afin de s'assurer que rien d'important ne soit perdu.

Ces jours, cependant, c'est une dépense inutile. Pour un prix modique, vous pouvez vous équiper de tous les outils nécessaires pour numériser et éliminer les documents papier aujourd'hui.

C'est parce que le matériel de numérisation est beaucoup plus avancé qu'auparavant. Imaginez un scanner de bureau et vous imaginerez probablement un simple périphérique à plat; Cela peut quand même convenir à une petite équipe ou à un travailleur solo qui n'a besoin que de numériser des documents une fois dans une lune bleue. Cependant, il existe de nombreuses options plus adaptées aux PME, avec des alimenteurs de documents haute vitesse et un logiciel de niveau entreprise qui simplifient le processus de capture, de numérisation, d'indexation et d'archivage. En termes de gain de temps et de potentiel de productivité accrue, un scanner de bureau professionnel constitue l'un des investissements les plus intelligents que vous puissiez faire.

Choisir un scanner

Avoir le bon scanner pour votre entreprise ne signifie pas forcément une éclaboussure sur un modèle haut de gamme. Pour les petites tâches de bureau, un appareil tout-en-un de qualité grand public pourrait suffire. Le HP Envy 5030, par exemple, peut satisfaire les exigences de numérisation et d’impression des équipes jusqu’à une demi-douzaine. Grâce à sa connectivité USB et Wi-Fi, il est facile de partager ses capacités de numérisation entre plusieurs membres du personnel. Le système Instant Ink de HP simplifie le processus de commande et de paiement des recharges: au lieu d'attendre que vos cartouches soient vides, vous payez abonnement mensuel en fonction du nombre de pages que vous souhaitez imprimer.

Le prix ne commence à rien pour 15 pages par mois ou moins. Si vous avez des besoins d'impression très légers, vous risquez de ne plus jamais payer pour de l'encre; si vous avez besoin de plus, le coût augmente à différents niveaux jusqu'à un maximum de 7,99 £ pour 300 pages imprimées par mois. Quelle que soit l'utilisation que vous en faites, l'imprimante indique le nombre de pages que vous imprimez, ce qui permet à HP d'envoyer des cartouches de remplacement avant que votre encre existante ne soit à sec.

Scanners grand public vs professionnels

Une imprimante multifonction grand public peut convenir à un petit bureau, mais si vous numérisez des dizaines de pages chaque jour, vous devez rechercher un scanneur professionnel conçu pour une charge de travail professionnelle.
Non seulement un scanner à haut débit sera construit de manière plus robuste, mais il disposera également généralement de fonctionnalités supplémentaires destinées à améliorer la productivité, telles que les trémies de documents et les chargeurs dans lesquels vous pouvez charger plusieurs pages à la fois pour une numérisation sans surveillance. Certains ont même des imprimantes recto verso qui peuvent automatiquement tourner les pages pour une numérisation recto verso.

Pour un bureau de taille moyenne, le WorkForce DS-970 à 1 000 £ d'Epson est un bon exemple de scanner adapté. Il comprend un chargeur de documents de 100 feuilles avec un débit de 85 pages par minute. Cela peut gérer des grammages allant du papier fin 27 g / m² à la carte 413 g. Il convient donc à tout type de document. Il dispose également d'un mode de numérisation sur papier long qui peut gérer des bannières de plus de 6 m. Il suffit de noter que la connectivité réseau est un supplément payant (230 £ hors TVA), tout comme les options de service, qui couvrent le remplacement sur site ou la couverture de retour à la base, à partir de 360 ​​£ pour cinq ans.

Scanners de feuilles

Les scanners les plus grands et les plus rapides ont tous un chargeur automatique de documents – mais regardez autour de vous et vous trouverez également des scanners étonnamment compacts avec leurs propres chargeurs. Fujitsu est l’un des principaux acteurs du marché, ayant conquis une grande partie du marché avec sa gamme ScanSnap.

Un modèle remarquable est le ScanSnap iX1500, capable de numériser des documents à 30 ppm et doté d’un chargeur de documents de 50 feuilles pour une numérisation sans surveillance. Il dispose d'un écran tactile intégré pour un contrôle direct. Vous pouvez également utiliser la connexion Wi-Fi pour numériser sans fil à partir d'un PC, d'un Mac, d'un appareil iOS ou Android, ou vers le cloud sans utiliser d'ordinateur.

Parmi les autres fonctions intéressantes, citons les guides d’alimentation spécialement conçus pour la saisie de cartes de visite et de reçus, ainsi que la possibilité de capturer des documents trop volumineux qu’il faut plier en deux avant de les insérer dans le papier. recto et verso d'un document en une seule passe, pour une numérisation recto verso sans problèmes.

Le ScanSnap iX1500 est beaucoup plus intelligent qu'un scanner de bureau de base, donc sans surprise, il est plus cher. Cependant, vous pouvez le prendre sur Amazon pour un prix très raisonnable de 425 £ au moment de la rédaction.

Scanners spécialisés

Jusqu'ici, si conventionnel. Mais que se passe-t-il si votre entreprise a des exigences de numérisation inhabituelles? Heureusement, il existe toute une gamme de scanners conçus pour des tâches moins courantes. Par exemple, si vous devez capturer du texte à partir de livres publiés, 4DigitalBooks DL mini est à votre disposition. Non seulement il image le texte d'un livre, mais il tourne mécaniquement ses pages pour une numérisation entièrement sans surveillance. Le fabricant affirme qu’il peut gérer à la fois les cartons cartonnés et les couvertures souples – y compris ceux très serrés qui ont tendance à se fermer automatiquement dès que vous le laissez partir – et qu’il peut même gérer des intercalaires et des feuilles volantes.

Le projet Libreflip est une option moins chère et plus gaie. Cela fonctionne en posant le livre sur le dos, comme s'il était assis sur les genoux du lecteur, et en laissant tomber une tête de lecture dans le "V" que cela forme. Un aspirateur prend ensuite deux pages – une de chaque côté de la tête – qui sont numérisées simultanément avant d'être retournées. De cette manière, il est prévu que Libreflip puisse traiter 700 à 1 000 pages par heure.

Nous disons "projeté" car Libreflip n'est pas encore prêt à être expédié. À ce moment-là, un kit devrait coûter environ 2 500 euros, tandis qu'un système entièrement construit coûterait environ 4 000 euros. Comme le projet est open-source, vous pourrez également télécharger gratuitement les plans complets, ainsi que des instructions détaillées et une nomenclature pour construire le vôtre.

Vous pouvez même suivre l'exemple de l'ingénieur Google Dany Qumsiyeh, qui a construit un scanner de livre automatisé pour le projet Google Livres pendant son temps libre, en utilisant un aspirateur domestique et des pièces récupérées d'un scanner à plat. Le coût total? Environ 1500 $. Si vous voulez en savoir plus, consultez son Google Tech Talk démontrant son invention.

Que faire si vous avez besoin de numériser un microfilm? ST ViewScan 4 d’Allied Images associe la photographie d’une page entière à l’OCR pour transformer des documents et des documents historiques en une base de données interrogeable. Bien que son intérêt le plus évident concerne les bibliothèques publiques et éducatives, il est également prêt à être déployé dans des instituts de recherche et des sociétés anciennes établis de longue date, qui se tournaient souvent vers le microfilm comme l'option d'archivage la plus pratique à l'époque pré-numérique. . Il est disponible en tant que produit autonome ou en tant que PC préconfiguré, auquel vous devez simplement ajouter vos propres clavier et moniteur. Une souris est une fonctionnalité facultative car, idéalement, elle est utilisée avec un écran tactile.

Le scanner le plus spécialisé que nous connaissons est peut-être le WideTEK 36ART-600, un scanner grand format conçu pour capturer des œuvres jusqu’à 222 mx 91 cm. Étant donné que les éléments originaux sont généralement à la fois délicats et précieux, il s’agit d’une conception sans contact, dans laquelle la toile repose sur une plate-forme et glisse doucement au-delà d’une tête de numérisation orientée vers le bas. Les musées utilisent ce type de technologie pour capturer des œuvres à l'huile, à l'acrylique, au fusain et au pastel, ainsi que des supports mixtes et des collages à 600 dpi. Cela suffit pour permettre des agrandissements considérables sans perte de qualité perceptible et pour reproduire fidèlement la texture originale de l'image, ainsi que ses tons.

Solutions logicielles de numérisation

Il existe clairement une large gamme de systèmes de numérisation répondant à des besoins différents, mais le matériel informatique ne représente que la moitié de l'équation. Même un scanner peu coûteux peut capturer des images à très haute résolution, mais pour tirer le meilleur parti de ses capacités, vous avez besoin du bon logiciel.

Outils de numérisation gratuits

Si vous pensez vous débrouiller avec le logiciel de numérisation intégré à Windows, détrompez-vous: il n'y en a pas. Vous pouvez télécharger une application de numérisation de base à partir du Microsoft Store, mais celle-ci ne comporte aucune fonctionnalité d'OCR, elle est donc inutile pour les entreprises. Si vous avez vraiment besoin d'utiliser un logiciel libre, votre meilleur choix pourrait être l'application OneNote autonome. Cela a la capacité de reconnaître le texte dans les documents que vous numérisez ou photographiez. Pour utiliser cette fonctionnalité, placez votre image sur une note, faites un clic droit dessus et sélectionnez "Copier le texte de l'image". Vous pouvez ensuite coller le texte reconnu où bon vous semble; si vous préférez travailler dans OneNote, nous vous suggérons de le coller sur la même page, de sorte qu'il vous conduise directement à l'analyse initiale lors de votre recherche.

Dans l'ensemble, cependant, nous vous déconseillons vivement d'essayer de vous débrouiller avec des logiciels gratuits ou grand public. Lorsque la capture et l'ingestion ne sont pas correctement intégrées dans vos processus métier, le personnel sera réticent à indexer, baliser et traiter les documents, ce qui se traduira par une archive incomplète, mal reliée et de qualité inférieure. Leur donner des outils conçus pour le travail à effectuer réduit le fardeau perçu et le personnel se concentrera plus clairement sur ses avantages – déclenchant leur espace de travail et les aidant à localiser les informations rapidement et facilement.

Logiciel de numérisation professionnel

La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses applications de numérisation axées sur les entreprises, conçues sur mesure pour une utilisation organisationnelle.

Par exemple, le logiciel de gestion de documents Kofax Express (kofax.com) est utilisé par l'autorité du parc national d'Exmoor pour numériser, indexer et télécharger tous les messages entrants vers Microsoft SharePoint. Plutôt que de devoir gérer quotidiennement un flux de papier entrant, les employés reçoivent un lien vers un fichier PDF de chaque document numérisé sur le serveur, où il est déjà archivé. De son côté, l'Université de Bristol utilise le logiciel Kofax pour traiter des documents tels que les passeports, qui doivent être numérisés et conservés pour répondre aux exigences en matière d'immigration.

Kofax possède des fonctionnalités astucieuses et très spécifiques. Non seulement il améliore automatiquement la lisibilité du texte, mais il permet également de différencier les notes écrites au crayon et le texte imprimé, ce qui lui permet d’augmenter de manière sélective le contraste et la lisibilité des premiers sans alourdir les seconds. De même, les algorithmes de détection des contours lui permettent de reconnaître le texte à l'aide de marques de surlignage, des outils de numérisation plus simples reproduisant simplement un bloc solide, comme si le texte d'origine avait été rédigé.

Trouver le format

Pour archiver à long terme, les documents doivent être stockés dans un format conçu pour durer. Entrez PDF / A, une version de PDF normalisée ISO conçue dans le but spécifique de stockage étendu de documents. Pour cette raison, il ne prend pas en charge des fonctionnalités avancées telles que JavaScript ou le cryptage, qui pourraient empêcher l’ouverture ultérieure de documents. Cela nécessite également que toutes les polices soient incorporées dans le fichier, de sorte que le formatage d'origine soit préservé, et oblige les fichiers à être entièrement annotés avec des métadonnées pour faciliter l'indexation. La spécification pour PDF / A-4 – la quatrième mise à jour de la norme – devrait être publiée avant la fin de cette année.

La plupart des outils OCR sont capables de créer des fichiers PDF / A. L'une des options est le logiciel d'archivage de documents numériques Abbyy, qui rationalise l'ensemble du processus de capture, de reconnaissance de texte, de balisage et d'exportation. De plus, son serveur FineReader peut traiter des documents pour plusieurs utilisateurs simultanément. Il peut ainsi servir de back-end central à plusieurs scanners ou périphériques multifonctions répartis dans une entreprise, avec une reconnaissance de texte dans 190 langues différentes. Si votre personnel a besoin de traiter un flux continu de documents, un système comme celui-ci pourrait réduire le temps nécessaire à la capture de données sur papier, tout en réduisant au minimum les coûts et la complexité.

TCO et ROI

Investir dans le bon scanner et le bon logiciel est une dépense, mais de telles solutions peuvent rapidement se rentabiliser. En effet, comme le souligne Laserfiche, ne pas avoir de système de gestion de documents peut être désastreux pour la productivité. Un rapport d'IDC de 2012 a révélé que les travailleurs de l'information "passaient jusqu'à 20% de leur temps à classer et rechercher des documents papier. De plus, ils perdaient plus de dix heures par semaine à chercher, mais pas à trouver, des documents, à recréer les documents perdus et autres tâches fastidieuses. "

Ces paramètres suggèrent que le classement et la recherche à eux seuls pourraient lier chaque employé pendant près de six semaines de l’année de travail. En veillant à ce que tout le monde ait accès à un scanner de bureau – même dans le cadre d'un simple appareil multifonction -, les bureaux peuvent récupérer leur temps perdu, en particulier s'ils sont déployés en combinaison avec une solution de gestion de documents.

Sachez simplement qu'un scanner n'est pas un achat ponctuel: à la manière d'une imprimante laser ou d'un photocopieur, un scanner contient des composants essentiels dont la durée de vie est limitée. Ceux-ci peuvent inclure des lampes, des courroies et des services packs, sans oublier les mises à niveau logicielles périodiques.

"Les entreprises très utilisées peuvent finir par acheter 12 kits de consommables et de maintenance au cours de leurs trois premières années d’acquisition, entraînant des milliers de dollars de coûts", prévient Opex, un spécialiste de l’imagerie documentaire et de l’automatisation des salles de courrier. Si possible, recherchez un contrat de maintenance incluant toutes les pièces, les fournitures, les licences logicielles et la maintenance. Vous pourrez ainsi chiffrer de manière claire et unique le coût annuel du système de numérisation que vous avez choisi.

Avec moins de jours de travail perdus pour le classement et une perte de temps minimale due à des pratiques inefficaces, de nombreuses entreprises pourraient amortir le coût de leur matériel en trois ans à peine. Alors, si vous ne l’avez pas déjà fait, il est temps de numériser.