Nos astuces préférées pour Office 365: Outlook »OnMSFT.com – Un bon serveur Minecraft

Que vous soyez étudiant dans un établissement d'enseignement, employé dans une entreprise ou que vous soyez simplement une personne disposant d'un compte Gmail, le courrier électronique occupera probablement une grande partie de votre journée. Donc, pour éviter de vous perdre dans un fouillis de messages, il est toujours préférable d'utiliser un logiciel quelconque pour vous aider à gérer votre boîte de réception.

Il se trouve que Microsoft Outlook est l’une des solutions de bureau les plus populaires, et qu’il est inclus gratuitement dans les abonnements Office 365. Dans ce guide, nous allons examiner de plus près certains conseils et astuces d'Outlook que vous pouvez utiliser pour gérer et envoyer des courriels avec la plus grande efficacité et productivité.

Utiliser les raccourcis clavier Outlook

Pendant votre journée chargée, vous n’avez peut-être pas toujours le temps de faire glisser votre souris sur les icônes pour effectuer des tâches courantes telles que la composition, la réponse ou le transfert de messages. Heureusement, comme dans Microsoft Teams, il existe plusieurs touches de raccourci Outlook que vous pouvez utiliser. Ces raccourcis clavier peuvent vous faire gagner du temps en sautant des menus. Nous avons rassemblé quelques-uns de nos favoris ci-dessous.

• CTRL + MAJ + M: Crée un nouveau message
• CTRL + R: Ouvre la fenêtre de réponse
• CTRL + F Ouvre la fenêtre suivante
• CTRL + Maj + R: Ouvre la fenêtre de réponse pour répondre à un groupe entier
• CTRL + K: Peut être utilisé pour insérer des hyperliens dans des emails
• CTRL + Maj + G: Signaler un message
• F4: Rechercher du texte dans un email
• CTRL + 3: Ouvre la liste de contacts
• CTRL + 2: Ouvre le calendrier Outlook

Notre liste n'est que le début des raccourcis. Microsoft s'intéresse de plus près à d'autres raccourcis clavier Outlook, alors n'hésitez pas à le consulter.

Utilisez l'outil de redimensionnement Outlook pour envoyer des fichiers image volumineux

L’un des inconvénients des courriels (et d’Outlook) est qu’il existe une limite de 20 Mo pour le moment où vous souhaitez envoyer des images ou des fichiers dans vos messages. Inutile de vous inquiéter, il existe une solution de contournement. Outlook possède une fonctionnalité de redimensionnement automatique qui peut être utilisée pour réduire la taille des images avant l'envoi de vos courriels.

Après avoir composé votre nouveau message et joint toutes vos photos, vous pouvez trouver l'option en sélectionnant "Fichier"Onglet en haut à gauche de la fenêtre. Vous pouvez ensuite cliquer sur la case jaune qui dit"Pièces jointes"Enfin, vous pouvez choisir"Redimensionnez les grandes images lorsque j'envoie ce message."En règle générale, cela réduira les fichiers de Mo à des tailles plus réduites en Ko. N'oubliez pas que cette fonctionnalité ne fonctionnera que si vous avez joint les photos à l'aide du bouton Insérer des fichiers. Les images incorporées directement dans l'e-mail ne seront pas redimensionné avec sa méthode.

Si tout échoue, vous pouvez toujours envoyer vos pièces jointes sous forme de fichier ZIP.

Combinez la puissance de OneNote avec Outlook ou enregistrez des courriels au format PDF.

Outlook est excellent en soi pour gérer les courriels, mais il peut également être associé à la puissance de l'application de prise de notes OneNote. Par exemple, lorsque vous prenez note et planifiez des éléments dans OneNote 2016, vous pouvez le transférer en tant que tâche Outlook. Pour ce faire, dans OneNote, mettez en surbrillance les mots que vous souhaitez comme tâche, puis dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la flèche en regard de "Tâches Outlook"bouton pour choisir un rappel.

Vous pouvez également transférer n’importe quel email à partir d’Outlook directement dans OneNote pour vous aider à marquer l’email et même à planifier des tâches. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez "AccueilMsgstr "Onglet sur votre boîte de réception Outlook, puis cliquez sur le courrier électronique que vous souhaitez envoyer à OneNote. Cliquez ensuite sur le"Envoyer à OneNote"icône. Si vous êtes connecté à OneNote avec le même compte, une version de l'application de messagerie OneNote Microsoft Store située sur votre courrier électronique s'ouvrira, vous permettant ainsi de la modifier à votre guise.

Comme autre méthode, un autre excellent moyen de baliser les courriels serait de l’enregistrer en tant que fichier PDF. Vous pouvez le faire en accédant à "Impression"menu, choisissez Microsoft Print to PDF, choisissez un dossier, puis appuyez sur"Sauver."Vous pouvez ensuite rechercher le fichier PDF, l’ouvrir dans Microsoft Edge et rédiger toutes les notes à votre guise.

Sauvegardez vos emails pour éviter les accidents

Lorsque vous gérez vos comptes de messagerie sur différents appareils, des problèmes peuvent parfois se produire. Vous pourriez accidentellement supprimer un message important ou un message pourrait être égaré. Eh bien, vous pouvez facilement sauvegarder vos courriels dans Outlook pour éviter de telles situations embarrassantes.

L’un des moyens les plus simples de sauvegarder des courriels importants dans Outlook sous Windows 10 consiste simplement à mettre le message en surbrillance, puis à le faire glisser dans une fenêtre de l’explorateur de fichiers. Cela le fera apparaître comme un élément Outlook et si vous double-cliquez dessus, le message s'ouvrira toujours dans Outlook, qu'il ait été supprimé du serveur ou de la boîte de réception.

Vous pouvez également exporter régulièrement votre boîte aux lettres entière en tant que fichier .PST. Vous pouvez le faire en vous dirigeant vers votre boîte de réception en cliquant sur "Fichier," puis "Ouvrir et exporter"Ensuite, vous pouvez cliquer sur le"Importer / Exporter"bouton et choisissez le"Exporter dans un fichierCliquez sur le bouton ". Complétez l'assistant en choisissant .PST, puis en cliquant sur le dossier à exporter (dans ce cas, la boîte de réception.). Vous pouvez ensuite choisir l'emplacement de sauvegarde, puis cliquer sur Terminer. Si vous le souhaitez, le mot de passe pourrait le protéger, mais ceci est optionnel.

L’ouverture et la réimportation du fichier .PST dans Outlook est simple, il vous suffit de retourner au "Fichier"menu, cliquez"Ouvrir et exporter,"et choisissez"Ouvrir le fichier de données Outlook."Une fois que vous avez ouvert le fichier PST, cela créera une nouvelle zone sur le panneau de gauche appelée Données Outlook. C’est la nouvelle maison pour vos messages sauvegardés.

Utilisez l'outil de nettoyage pour purger les messages

Rien n’est plus ennuyeux qu’une boîte de réception complète, mais Outlook est doté d’un outil intégré qui vous permet de purger tous les messages indésirables. Pour utiliser cet outil, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une conversation par courrier électronique que vous souhaitez nettoyer. Outlook vous donnera alors un message d’avertissement et enverra tous les messages redondants au dossier Éléments supprimés. Outlook considère un élément redondant s'il apparaît plusieurs fois dans un fil de messages. Ceci est particulièrement utile pour nettoyer de longues conversations par courrier électronique.

Vous pouvez également utiliser le même outil pour nettoyer des dossiers. Il vous suffit de visiter le dossier que vous souhaitez nettoyer et de cliquer sur le bouton "Accueil"onglet, puis cliquez sur l'onglet icône d'une enveloppe avec un "X" dessus sous le "Effacer"groupe.

… Et ce n'est que le début!

Nous n’avons mis en évidence que cinq conseils et astuces dans Outlook, mais vous pouvez faire beaucoup plus. Vous pouvez sécuriser vos données Outlook avec un mot de passe, configurer des signatures de courrier électronique de qualité professionnelle, définir des règles pour votre boîte de réception, programmer des messages, etc. Voulez-vous vérifier l'un de ces? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous si vous avez d'autres conseils ou astuces concernant Outlook.

Lectures supplémentaires: Microsoft, Office 365, Outlook