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Un torréfacteur britannique se lance dans la concurrence numérique avec de grands acteurs – Serveur d’impression

Le 27 juillet 2019 - 9 minutes de lecture

«Nous avons dû améliorer notre jeu pour servir des clients plus importants, en partie en passant à Microsoft 365. Nous sommes maintenant dans la même catégorie que les grandes entreprises d’ingénierie ou de torréfaction. Et… nous sommes bien placés pour concourir à ce niveau. ”

– Josh Clarke, responsable du café, Clifton Coffee Roasters

La Grande-Bretagne est une nation réputée pour ses buveurs de thé, mais au cours des 10 dernières années, elle est également tombée amoureuse du café. Les Britanniques boivent 95 millions de tasses par jour, contre 70 millions il y a seulement 10 ans. Les entreprises de café innovantes et indépendantes telles que Clifton Coffee Roasters contribuent à cette montée en popularité.

La société basée à Bristol, en Angleterre, a été fondée en 2001 en tant que «système de soutien pour les cafés.» À l'époque, déclare Josh Clarke, responsable du café chez Clifton Coffee, l'industrie commençait à se tourner vers la qualité mais manquait d'expertise pour former des baristas, servir le café machines, et la recherche de haricots – tout ce que Clifton Coffee a facilement fourni.

Aujourd'hui, la société compte aujourd'hui 850 clients grossistes au Royaume-Uni et en Europe continentale. Au cours des quatre années écoulées depuis que Clarke a rejoint Clifton Coffee, son effectif a plus que doublé, passant de 12 à 27 personnes, mais il est toujours dirigé par James Fisher, son directeur fondateur. Clifton Coffee propose non seulement du café de spécialité et des machines, mais aussi des services d'entretien et de formation. Clifton Coffee, l’épine dorsale de certains des cafés indépendants les plus prospères du pays, est plus une chaîne de valeur qu’une chaîne d’approvisionnement, comme le dit Clarke.

Où le bon café vient en premier

Vingt-quatre employés de Clifton Coffee travaillent sur le site principal de Bristol. Ils dirigent l’entreprise, s’occupent des finances, commandent des grains de café, dirigent le torréfacteur lui-même et entretiennent et vendent des machines. La société dispose également de trois sites distants desservant des clients à Liverpool, dans l’ouest du pays de Galles et sur la côte sud de l’Angleterre.

Comme dans tout projet de passion, les collaborateurs de Clifton Coffee viennent travailler chaque jour car ils aiment le café. Et cette focalisation sur leur cœur de métier a permis à de nombreux systèmes de support, tels que les outils de communication et de collaboration, d'être rapidement adoptés au fur et à mesure du développement de l'entreprise. Clarke a déclaré: «Au fur et à mesure de notre croissance, nous avons ajouté de nouveaux employés ici et là pour maintenir le même niveau de service. Mais nous avons atteint un point critique de notre courbe de croissance et commencé à perdre beaucoup de conversations dans la confusion causée par l'utilisation de plusieurs outils de communication. Nous savions que nous avions besoin d'une approche consolidée pour gérer la taille croissante de notre clientèle. »Pour répondre aux demandes de clients plus importants, nous devions repenser le fonctionnement de l'entreprise.

Depuis 2017, Clarke et un collègue ont dirigé un projet visant à rendre les opérations plus efficaces à la fois par des changements organisationnels et par une utilisation plus intelligente de la technologie. Cela incluait un nouveau système de planification des ressources financières et d'entreprise et l'objectif d'éliminer complètement le papier d'ici la mi-2019. Une refonte des outils de collaboration et de communication de Clifton Coffee constituait la prochaine étape logique.

La paire a contacté Steve Crompton de Changing Social, un membre du Microsoft Partner Network qui avait conseillé Clifton Coffee lors de ses précédents projets numériques. «Nous avons parlé à Steve de nos problèmes de communication et il était ravi de nous montrer Microsoft 365, en particulier les équipes Microsoft, et ce qu’il pouvait faire», déclare Clarke, qui a rapidement compris l’idée d’un ensemble unique d’outils pour tous les acteurs du secteur. utiliser sur n'importe quel appareil. «Et j'étais convaincu que nous pourrions utiliser Microsoft 365 pour protéger nos données», ajoute-t-il.

De zéro à vivre en deux mois

Le moment était bien choisi: l’abonnement de Clifton Coffee à son ancien service de partage de fichiers était sur le point de s’épuiser. Après des conversations initiales début septembre 2018, l'entreprise est passée à Microsoft 365. Le déploiement a rapidement progressé, car Changing Social et Clifton Coffee ont structuré l'environnement Teams et le partenaire informatique de Clifton Coffee a migré le serveur physique Exchange de l'entreprise vers le cloud. Les employés désignés de Clifton Coffee ont dirigé la démarche en aidant à transférer les fichiers de tous les utilisateurs vers le nouveau système et en découvrant de nouvelles utilisations pour les équipes de la société. Le 5 novembre, Changing Social avait remplacé tous les outils de collaboration et de communication précédents de Clifton Coffee par Microsoft 365.

Couper à travers le bruit

Avec le soutien de Changing Social, Clifton Coffee pourrait adopter instantanément de nouvelles méthodes de travail. Clarke a déclaré: «Avec les équipes, nous avons immédiatement ressenti l'impact de disposer de chaînes pour lesquelles vous obtenez une réponse rapide, car votre question est pertinente pour cette chaîne plutôt qu'un élément qui pourrait se perdre dans une discussion de groupe géante sur WhatsApp». Trois fenêtres s'ouvrent sur leurs appareils pour couvrir tout ce dont ils ont besoin: Outlook, les équipes et le système financier de l'entreprise.

En plus d'utiliser les équipes pour communiquer à la fois sur leurs ordinateurs portables et leurs smartphones, les employés de Clifton Coffee utilisent SharePoint Online, OneDrive et Forms pour partager des fichiers et des supports, pour demander des congés, des dépenses et collecter des commentaires sur le commerce du café. Clifton Coffee recueille également les commentaires des clients sur ses sessions de formation, en envoyant automatiquement des formulaires ainsi que des factures, ce qui contribue déjà à améliorer les niveaux de service à la clientèle.

Les nouveaux outils ont permis des économies tangibles. Se débarrasser de Dropbox a permis à Clifton d'économiser 2 500 £ seulement, mais les avantages vont au-delà du nombre réduit de licences de logiciels. Quand Josh partait en voyage chercher du café, il préparait des notes de dégustation sur papier et les partageaient avec le gestionnaire du site Web, en personne ou via WhatsApp. Cette procédure prend environ 30 minutes. Maintenant, ils partagent leurs notes par vidéo en 10 minutes, économisant ainsi 20 minutes par café. Et avec 58 cafés à surveiller, cela représente 1 000 £ qu'ils peuvent réinvestir dans l'entreprise.

Flux de travail sur mesure pour un meilleur café

Clifton Coffee avait plus de projets pour ses nouveaux outils, allant au-delà des gains d'efficacité initiaux. Quelques semaines après la mise en production de Microsoft 365, la société avait déjà développé deux cas d’utilisation passionnants. La première consistait à insérer des codes QR sur chaque machine à café sur le terrain. Auparavant, tous les documents (factures, bons de livraison, devis, journaux techniques et formulaires d'appel) étaient conservés sur papier. Le personnel imprimait des copies, les remplissait sur place, les numérisait une fois de retour au bureau et les sauvegardait sur un serveur.

«C’était une méthode archaïque de gestion des données qui laissait trop de risques d’erreurs humaines», déclare Clarke. Désormais, lorsque les ingénieurs rendent visite à un client, ils prennent une photo du code avec leur appareil et un formulaire apparaît dans Microsoft Forms où ils peuvent entrer les données de service. Cela est automatiquement enregistré dans le nuage pour quiconque doit y accéder. Et les moyens faciles de consigner les données permettent d'obtenir une entrée de meilleure qualité. Clarke ajoute: «Le fait d’avoir un registre plus fiable de l’utilisation des machines signifie que nous avons été en mesure de vendre 30% de filtres d’eau en plus depuis le passage à Microsoft 365.»

Clifton Coffee a mis en place un système similaire dans sa salle de restaurant, où quiconque ouvre le matin doit remplir une liste de contrôle pour se conformer aux réglementations en matière de sécurité des aliments. Maintenant, cette personne prend juste une photo d'un code QR, enregistre les données et continue avec la journée. Clarke a expliqué que ces chèques numérisés permettaient aux employés de gagner environ une heure par semaine et d’économiser plus de 500 £ par semaine en supprimant les inefficacités et les imprécisions dans le processus.

Intensifier les grandes ligues

La nouvelle entreprise numérisée de Clifton Coffee lui permet de passer à la prochaine phase de croissance. Après avoir travaillé avec un développeur pour créer un package d'opérations sur mesure, il envisage d'implémenter Microsoft Power BI pour obtenir un aperçu clair de ses activités. Clarke a déclaré: «Certains de nos clients ont maintenant atteint 50 ou 60 sites. Au cours des deux dernières années, nous avons dû améliorer notre jeu pour servir des clients plus importants, en partie en passant à Microsoft 365. Nous sommes maintenant dans la même catégorie que les grandes entreprises d’ingénierie ou de torréfaction. Et comme nous offrons ces deux aspects, nous sommes bien placés pour rivaliser à ce niveau. "

En savoir plus sur Clifton Coffee Roasters sur Gazouillement, Facebook et LinkedIn.

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