Serveur d'impression

10 outils RH essentiels pour compléter un SGRH existant – Bien choisir son serveur d impression

Le 3 mai 2019 - 7 minutes de lecture

Il serait bien que les ressources humaines achètent un seul outil de ressources humaines qui réponde à tous leurs besoins, mais en réalité, les ressources humaines ont souvent besoin de plusieurs applications pour accomplir toutes leurs tâches. Les fonctionnalités offertes par vos fournisseurs existants peuvent ne pas répondre à tous vos besoins ou vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités non disponibles chez le fournisseur. Votre système de gestion des ressources humaines peut être formidable à bien des égards, mais il ne prend peut-être pas en charge la création d’organigrammes ad hoc. Un autre exemple consisterait à fusionner les données de plusieurs systèmes dans un seul rapport fournissant un profil plus complet de vos employés, par exemple en incorporant des données de vente.

Outre les outils et applications RH traditionnels, vous pouvez en avoir besoin pour des tâches spécifiques, telles que les applications FTP permettant de transférer des fichiers à un fournisseur ou à un partenaire.

La liste ci-dessous fournit un échantillon des types d'applications dont une équipe de ressources humaines peut bénéficier en plus d'un système de gestion des ressources humaines. Dans certains cas, ces applications peuvent être mises en œuvre pour l'ensemble de l'entreprise ou utilisées par le service informatique pour soutenir les ressources humaines.

Gestion de documents

Certaines équipes des ressources humaines peuvent s’appuyer sur des dossiers en papier et sur un lecteur réseau pour stocker les informations, mais une solution de gestion de documents telle que SharePoint offre de nombreux avantages. Cela évite d'avoir à mémoriser la structure de répertoires sur le serveur de fichiers pour rechercher un fichier. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver les fichiers dont vous avez besoin. Un autre avantage est le modèle de sécurité qui permet à un administrateur de donner et de révoquer un accès. Les autorisations peuvent souvent être définies au niveau de l'individu ou du groupe.

Ce type d'application est souvent mis en œuvre par le service informatique et utilisé dans l'ensemble d'une entreprise. Bien qu’il y ait de nombreux avantages, il faut s’y habituer après avoir basculé d’un serveur de fichiers à un autre.

Logiciel organigramme

Bien que de nombreuses applications HRMS incluent une fonctionnalité d’organigramme, ce n’est pas toujours la fonctionnalité la plus robuste de l’application. En outre, il peut ne pas prendre en charge les scénarios hypothétiques si une réorganisation est envisagée. De plus, les applications dédiées au développement d'organigrammes fournissent souvent une suite complète de fonctionnalités vous permettant de développer des diagrammes d'aspect professionnel, de les partager dans plusieurs formats, de contrôler l'accès et d'afficher des données sur le diagramme que vous ne souhaitez peut-être pas partager avec l'ensemble de l'organisation, telles que les informations sur le salaire de base.

Editeurs XML et HTML

Certaines applications du SGRH permettent aux utilisateurs de modifier directement le XML d'un formulaire et, à leur tour, d'intégrer des fonctionnalités supplémentaires non disponibles via l'outil de conception standard. De même, vous pourrez peut-être ajouter des balises HTML pour améliorer l'aspect et la présentation de votre texte.

Applications FTP

Lorsque vous travaillez avec une équipe distante ou l'équipe d'implémentation du fournisseur, il peut être préférable d'utiliser un serveur FTP pour partager des fichiers en toute sécurité. Avoir accès à une application FTP peut simplifier ce processus et éviter d'envoyer par courrier électronique des informations sensibles.

Applications de traitement de feuilles de calcul et de documents

Que vous utilisiez Microsoft Office ou une suite comparable d'un autre fournisseur, ce sont des outils RH importants. Bien que de nombreuses applications du SGRH puissent générer des lettres d'offre et des rapports, il est souvent nécessaire de rédiger des documents ou de générer des rapports ad-hoc qui ne peuvent pas être facilement réalisés dans un SGRH.

Plugins

Il existe des plug-ins pour les applications courantes utilisées par les employés qui peuvent simplifier un processus ou une tâche. Par exemple, les employés peuvent utiliser un plug-in qui vérifie leur orthographe et leur grammaire. Un autre exemple serait un plugin qui transforme un PDF en document Word et l'envoie par courrier électronique en une seule étape.

Logiciel de reporting et d'analyse

La plupart des applications du SGRH, sinon toutes, incluent la fonctionnalité de création de rapports par défaut, et certaines offrent également un module d'analyse. L’outil HRMS peut suffire, mais de nombreux fournisseurs sur le marché de l’analyse fournissent des plateformes robustes pour les ressources humaines. D'autres offrent des applications utilisables dans l'ensemble de votre organisation, telles que Tableau.

Logiciel Total Rewards

Les relevés de récompenses totales sont remis aux employés pour leur montrer la valeur totale de ce qu'ils gagnent en travaillant pour l'organisation. Cela inclut le salaire de base, les avantages, les primes, la participation aux bénéfices et les vacances, mais peut également inclure des dépenses définies par la loi, telles que les taxes payées par la société. Une organisation peut fournir ces déclarations aux employés sous forme imprimée ou électronique, mais certaines applications développées spécifiquement à cette fin offrent des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, l'application peut permettre à l'organisation de mesurer le nombre d'employés ayant ouvert la déclaration, de restreindre l'accès aux déclarations individuelles aux employés autorisés et de fournir aux employés un emplacement unique pour afficher les déclarations actuelles et passées.

Logiciel d'enquête

Souvent, les ressources humaines ont besoin d’obtenir les réactions des employés. Cela peut consister à obtenir des informations sur le lancement d'un nouveau programme ou sur un projet beaucoup plus vaste, tel qu'un sondage sur l'engagement des employés. Une option gratuite peut suffire pour les enquêtes simples, mais il peut être nécessaire de faire appel à un fournisseur spécialisé dans un domaine spécifique à mesure que les résultats de l'enquête gagnent en importance. Par exemple, plusieurs fournisseurs proposent des outils de mobilisation des employés qui non seulement interrogent vos employés, mais comparent également les résultats de votre entreprise avec ceux d'autres organisations.

Logiciel d'engagement des employés

Fournir un outil de ressources humaines qui permet aux employés et aux gestionnaires de reconnaître les performances exceptionnelles garantit la documentation du comportement positif. Selon la configuration, la reconnaissance reçue peut équivaloir à des points que les employés peuvent échanger contre différents produits ou services. Ces applications peuvent également rationaliser le processus de reconnaissance des événements marquants, tels que les récompenses pour les années de service.

Une application SGRH fournit souvent un ensemble de modules standard, tels que celui permettant de capturer les données de base des employés, la gestion des performances, le recrutement et l’intégration. Cependant, les équipes des ressources humaines peuvent avoir des besoins allant au-delà de ceux proposés par le SGRH ou requièrent une solution plus spécialisée. Lorsqu'un besoin se présente, il est important qu'une organisation explore toutes les options disponibles, car de nombreuses solutions logicielles et outils RH sont disponibles pour répondre à presque toutes les exigences.

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